Googleが提供する無料の便利サービス3選
Googleが提供しているサービス、皆さんはどれくらい利用したことがありますか？この記事では、無料で使えるGoogleの便利なサービスについて紹介していきます。
この記事を読むと以下のことがわかります。
・Google提供のおすすめ便利サービス3選(スプレッドシート、Keep、アナリティクス)
・Googleが提供しているサービス10種
1.Googleスプレッドシート
簡単にいうと、共同編集が可能なエクセルのイメージです。弊社ではこれまで記事の更新などの管理をエクセルで行なっており、「今からエクセル更新するね！」とか、「アレ、ファイル編集できないけど誰か開いてる？！」という何ともアナロギーな会話をすることがしばしばありました。スプレッドシートではインターネットを介してファイルを共有できるので、どこにいても、インターネットの環境とGoogleアカウントさえあれば仕事で必要なファイルを呼び出し、編集することが可能です。(オフラインで利用できる機能もあり)
Googleスプレッドシートおすすめポイント：どこにいても必要なファイルをすぐに立ち上げて編集できて、与える権限も簡単に調整できる
例えば、社内サーバーに置いてあるエクセルファイルを編集する際は一度そのファイルをダウンロードし、ローカル環境で編集して、再度元の置き場に置く、という作業が必要になりますが、スプレッドシートならファイルそのものをリアルタイムで編集・更新することができます。そのため、外出先でふと資料の修正箇所を思い出した時にもすぐにその場で編集が可能なため、外出の多い営業職の方には特にオススメです。
また、会社員あるあるだと思うのですが(？)、もうファイルを作成しすぎて、どれがどのファイルだかよく分からなくなってしまい、必要なファイルを探すのに時間がかかる…なんてこともスプレッドシートならありません。
上の図のように、Googleアカウントに紐づいて自分が作成したり編集したファイルは一覧で確認することができるので、非常に便利です。「あのファイルどこ置いたっけ」からの解放は想像以上に心地良いものですよ。
ファイルを共有する際も自動で発行されるファイルのURLを共有したい人に教えるだけでOKなのですが、「この資料確認して欲しいけど、編集されちゃ困るんだよな…」という場面もあるあるですよね。そんな時も、下の図のように「閲覧のみ可能/コメントは可能/編集も可能」とクリックひとつで権限を編集することができます。
スプレッドシートを利用してから、ファイルの共有がかなり楽になりました。
2.Google Keep
意外と知らない人も多い、Google Keep。(実は私もお客様に教えていただきました)簡単にいうと、こちらはメモの役割を担います。これまで、会議のたびにwordファイルなどでメモや議事録を作成していたのですが、会議のたびに前回の議事録を探すのに時間がかかっていました。こちらもスプレッドシート同様インターネット上で複数のメモを作成・一元管理・共有できるので、業務効率化に一役買ってくれる便利なツールとして愛用しています。
Google Keepおすすめポイント：色分け&スマホでも利用で「思い立ったらすぐメモ＆呼び出し」を徹底できる
Google Keepでは上のようにメモに色をつけることができるので、パッと見でお目当のメモを見つけ出すことが可能です。また、私はアプリをダウンロードしてスマホでも利用しています。これまでは通勤中などにふと新しいアイデアを思いついたらスマホのメモにとりあえずメモしておいて、出社したらそれを確認しようと思っていたのにメモの存在をいつの間にか忘れてる…なんてことも何度かあったのですが、Google keepなら追加したメモは全てのデバイスで同期されるため、出社したらすぐにそのメモを確認することができます。
そして、Google Keepを使うようになってから一番習慣として変化を感じているのは「メモ魔」になったということです。これまでは「いちいちメモを取るほどでもないだろう」と思って記録しなかったことも、とりあえずKeepに残しておく、ということが習慣になりました。そしてこの行動により、人の記憶力というのは本当にアテにならないものだということを痛感するようになりました。(自分の記憶とKeepに書いてある内容に相違があることがしばしばあります。)アイデアの記録ももちろんですが、エビデンスを残す意味合いでも「とりあえずメモ」の姿勢は身につけて置いて損はないですよね。新人教育でメモを取ることの重要性を説明する際には、合わせてGoogle Keepの利用も推奨しようと思っています。
さらに驚くべきは、位置情報との連携も可能ということです。位置情報に基づくリマインダー設定により、「今日は帰りに地元の最寄駅で定期を買うぞ！」という日には、最寄駅に着いたら”定期買う！”というメモを表示させることができます。この機能は仕事だけでなくプライベートでも活用することが多いですね。
3.Googleアナリティクス
このブログでも何度かご紹介したことがあるGoogleアナリティクス。言わずと知れたweb分析ツールですよね。GoogleアナリティクスももちろんGoogleが提供する無料ツールの1つです。
Googleアナリティクスでできることについては、弊社神崎が詳しく紹介していますので下の記事をご覧ください。
Googleが提供しているサービス10種
私が実際に利用しているおすすめのGoogleサービスをご紹介してきました。こちらでご紹介した以外にも、Googleからはたくさんの便利なサービスが提供されていますので、下にご紹介します。気になるものがあればぜひ活用してみてください。
1.Google トレンド(検索されたキーワードの検索ボリュームなどを確認できる)
2.Google ドライブ(写真・文章・音楽・動画・PDFファイルなどさまざまなデータを保存できる)
3.Google 翻訳(英語・中国語など外国語を日本語に訳してくれる)
4.Google ドキュメント(文書作成ツール)
5.Google スライド(パワーポイント風資料作成ツール)
6.Google フォーム(アンケートや問い合わせフォームを作成できる)
7.Google ハングアウト(チャットやビデオ通話ができる)
8.Google Scholar(世界中の学術的研究データ・論文を探せる)
9.Google ニュース(AIが興味あるニュースを自動で集めてくれる)
10.Google アシスタント(AIを用いた会話形の検索サービス)
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