RFP(提案依頼書)の書き方をマスターしよう


RFP(提案依頼書)があったほうが良い理由を知っておこう。

RFP:Request For Proposal日本語に訳すと「提案依頼書」となります。要は、「こんなアプリが欲しいな」とか「こんなプログラムを発注したい」「こんなシステムを組んで欲しい」という時に、発注側で開発の目的などを簡単にまとめておくためのものです。

RFPがあると開発を依頼するときにスムーズに物事が進むだけでなく、複数の外注先から相見積もりを取って比較検討するときにも、提案される内容にブレがなくて比較がしやすいというメリットがあります。個別に開発会社の担当者会って思いつくままに話をした、ということでは、各社の印象が違ってきますので内容の異なる提案が集まってきて比較検討しにくいというのはお分かりいただけるでしょう。

RFPはこうやれば書ける!

RFPを難しく考える必要はありません。実際に発注先が決まってプログラムの中身を設計する際には、あらためて設計のための「要求定義」や「要件定義」という作業を行います。この時にはもちろん発注側が自力で「要求定義」や「要件定義」を作成するのではなく、開発会社が丁寧にヒアリングをしながら形にしてくれます。
RFPでは、「こんな目的のためにこんなソフトが欲しいのだ」ということが明確に伝わればそれでOKです。

【伝わるRFPの要素】~スマホ対応の社内向け勤怠アプリ開発を例にして

1.開発依頼の目的
タイムカードで勤怠管理を行っていたが、オンラインでリアルタイムにて管理できるシステムを導入したい。

2.開発依頼の背景
クラウドサービスをいくつか検討してみたが、現場で「使い勝手が悪い」「常勤社員向けには使えるが、シフト変化の激しいアルバイトの勤怠管理に使えない」などの声があった

3.現在抱えている課題
約400名ほどいるアルバイトが自己申告制でシフトを希望し、それを上司が承認、実際に勤務しているかどうかをすべてExcelの手作業で管理しているので、管理コストが膨大。月末には必ず整合性がとれずに、チェックに徹夜する人間が出てくる。

4.プロジェクトの目的
自社で現在運用している勤怠管理のプロセスを変更することなく、自社オリジナルの勤怠管理スマホ対応のプログラムを作って欲しい

5.品質、納期などの情報
Android版、iPhone版ともにOSのアップデートに対応して欲しい。最初のシステム稼働は繁忙期を迎える前の11月から使えるようにして欲しい。

6.プロジェクトの範囲
勤怠管理のサーバ機器などはセキュリティが心配なので、専用のものを用意してもらいたいが自社において管理することができない。ホスティングやハウジングなどのサービスが良いのではないかと思っている。
保守についても、自社でエンジニアがいないので納品後も、保守契約を結んで継続してお付き合いいただきたいと考えている。

7.会社情報
会社基本情報パンフレットの他に、今回のアルバイトの配置状況が分かる別途Excelシートを添付します。

【まとめ】

以上のような感じで書ければ、十分にRFPとして合格です。

出来上りを見てみれば、「これなら書けそうだ」と思えるはずですが、これを打ち合わせで口頭のみで伝えるのは実際にはなかなか難しいのです。

もちろん相見積もりを取りたいと思って個別に打ち合わせをするときに、各開発会社の担当者は「どんなものが欲しいのか」を聞き出そうとしてくれます。そこには当然担当者ごとの主観が入りますし、開発会社担当者は、各開発会社ごとの得意な分野を提案したいと思うので、話をしているうちに盛り上がってしまい、当初の「目的」からだんだんとずれていってしまった・・・ということは良くある話です。

最初にRFPを用意しておけば、最低限押さえておいて欲しいことを明確にした上で、各社の工夫あふれる提案を比較検討することができるようになります。

ぜひ、RFPを作る手間を惜しまずに、プロジェクト外注を成功させいてください!

 

 

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