【無駄な会議、まだやるの？】　若手社員に捧ぐ！“隠れファシリテーター”になる方法

みなさんこんにちは。
株式会社キャパの阿部です。

 

みなさんは会社での会議やミーティング、有効な時間を過ごしていると胸を張って言えるでしょうか？

・会議中はつい眠くなってしまう
・ “他にも仕事があるのに、早く終わらないかな”と時計ばかり気にしてしまう
・ 会議は内職の時間だと割り切っている
・ 「この会議必要あった？」と疑問に思うような会議ばかり繰り返している

 

こんな現状はないでしょうか。

今回は思わずギクッ！としたあなたに、初歩編として『隠れファシリテーターになること』をご提案したいと思います。

 

 

今回引用・参考にしたのはこちらの書籍です。

 

スクライブ会議とは

 

まず初めに、スクライブ会議について説明させてください。

 

スクライブ会議とは

 

書く(スクライブする)
会議中に書く3つのこと
・ 意見　　：発言をそのまま書く
・ 論点　　：質問や議題を「問」として明記する
・ 決定事項：決まったことを「結」として明記する
(終了条件、時間配分、結論、やるべきこと)
→議論が“見える”ようになる
→見えるだけで議論が楽になる

会議で出た意見などの内容をホワイトボードに見える化し、終了条件を明確にします。
(ex.社員の離職原因が絞り込めた状態)
これだけでも、「この会議で何をしていたんだかさっぱり…」なんて事態は防げるかと思います。

 

ファシリテーターとは

 

こうしたスクライブはファシリテーターといわれる会議を「ファシリテートする」人が行います。
ファシリテートとは、『促進する・容易にする』という意味です。

つまりグダグダ会議から脱却し、会議を効率化するためには
スクライブとファシリテーターの存在が必要なのです。

“会議を促進する人”というと仕切り役のようなイメージで、若手社員には荷が重く感じますが、心配は不要です。場を取り仕切ることを考えずに、まずは“隠れファシリテーター”を目指しましょう！

 

若手社員が目指すべき“隠れファシリテーター”ってどんな人？

 

まずは隠れファシリテーターになるべく、以下を実践してみましょう。

会議が終わったタイミングで、“決まったこと、やるべきことを確認する”

たったこれだけです。
これなら上司や同僚から「あいつでしゃばってるな…」と思われることなく、“ファシれる”と思いませんか？

 

具体的には、
「私の理解が合っているか確認したいんですけど、今日決まったことは、これとこれで、やるべきことはこれ、という認識であっていますか？」
という風に確認すれば、ひんしゅくを買うことはありません。
会議の後にこれをメールなどで文書化して参加者に共有すれば、なお良しです！

“決まったこと＆やるべきことメール”が定着してきたら次のステップです。

 

会議の終了条件を確認する

 

みなさんはこれまでの会議で、決められた時間通りに会議が終わらなかったり、この会議のゴールが見えず、話が脱線してしまったりした経験はありませんか？

それは、会議の終了条件を確認することで解消できます。

どういう状態になったら会議終了！といえるのか、確認してみましょう。

とはいえ、「この会議の目的はなんですか？」と単刀直入に聞いてしまうのはかなりリスクがあります。そのため、「すみません。××という状態になったら会議終了！と考えていいんですよね？ その状態になるように集中します」と、あくまでも(自分の認識違いかもしれないですが…)的な下手からのスタンスを保ちながらの確認を心がけましょう！

 

議題ごとの時間配分を確認する

 

次は時間配分の確認です。

会議の終了条件が確認できたということは会議に参加する全員の目指すゴール、向いている方向は揃ったということです。
次は時間配分を設定して、グダグダ会議とオサラバしましょう。

 

 

・時間内に収まりそうなのか確認する

・途中で残り時間を宣言する

→時間内に収める意識を最大化できる

 

とは言っても議論を遮って残り時間を確認するなんてなかなかできることではありませんよね。そんな時は、独り言のように「あと10分かぁ」と呟いてみましょう。

ここで重要なのは“あと10分しかない！”とみんなが思うことなのです。

 

 

「書くファシリテーション」を始めよう

 

上記で「確認するファシリテーション」が実践できたら、次のステップです。

ここでやっと、スクライブする作業に入ります。ポイントは以下4点です。

 

①字はゴシック調で書く

→筆で書いたような字体はスクライブには向きません。読みやすい角ばった文字を心がけましょう。

②はっきり、丁寧に書く

→うまい字である必要はありませんが汚い字はNG。早く書くことが難しかったらまずはキーワードだけを丁寧に書きましょう。

③行間は空ける。文字間隔は詰まってもOK

→行間が詰まっているとごちゃごちゃして読みにくいです。一方で文字と文字の間隔は詰まっていても意外と読みやすいものです。

④角形のペンを使う

→ペン先は「丸」より、「角ばった」ものの方が使いやすいです。ちょっとしたコツですがこれで書きやすさがかなり変わります。

いきなり前に出てホワイトボードに書くことへ抵抗がある方は、まずは自分の机上でA3用紙などにスクライブすることから始めてみるのがオススメです。

手元で練習することでスクライブの難しさを実感することができます。

 

スクライブのスピードを上げるコツ

 

会議中に書く3つのこと
・ 意見　　：発言をそのまま書く
・ 論点　　：質問や議題を「問」として明記する
・ 決定事項：決まったことを「結」として明記する
(終了条件、時間配分、結論、やるべきこと)
→議論が“見える”ようになる
→見えるだけで議論が楽になる

これらを実際の会議中に書くことは慣れはもちろんのこと、スピードが重要になります。

 

スピードアップのコツは、

1.記号ではしょる

(ex.「上がる、下がる」→↑、↓)

2.カタカナで漢字をはしょる

(ex.「議論が必要」→ギロン要)

3.略字で漢字をはしょる

(ex.「個人」→ｲ口人)

4.アルファベットで横文字をはしょる

(ex.「トレーニング」→TR)

5.キーワードだけ拾って、冗長な言い回しや語尾をはしょる

(ex.「オペレーターが離職してしまう傾向があって、僕はそれが問題なんじゃないかと思うんだよね→OPのリショクが問題？」)

 

即座にやることは難しいですが、慣れれば簡単にできるようになります。

意味がわかることが重要です。

 

 

 

隠れファシリテーターとして、会議を有効化しちゃいましょう！

 

いかがでしたでしょうか？

私もこれまで「スクライブ会議」などの言葉は聞いたことがありましたが、理論的なもので実践は難しいだろうと感じていました。

しかしこれらの方法なら、早速次回の会議で試せそう！と思いました。

 

生涯で会議に費やす時間は「三万時間」だといいます。

一日10時間活動できるとして、約8年分にものぼる貴重な時間を眠気を我慢しながらなんとなく過ごすのはあまりにも勿体ないことだといえます。

 

 

次回の記事では「隠れない」ファシリテーションの方法をご紹介しようと思います。

少し長くなりましたが、最後までお付き合いありがとうございました！

 

 

 

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