Gmailユーザーが待ち望んだタスク管理アプリ「Google todo リスト」の使い方を徹底紹介

現代の情報社会ではスケジュールのやり繰りはその人の能力を図る指針です。仕事に、プライベートに、と活躍するのがTODOリスト。様々なアプリが出ていますが、Googleからタスク管理アプリ「Google todoリスト」が公開されました。GoogleカレンダーやGmailとも連動して使いやすくなっています。

タスク管理は現代人必須の能力

度重なる打ち合わせ、そのアポ取り、プレゼン資料のまとめなど仕事ではミスできないタスクがいっぱい。プライベートでも、エンゼルス大谷翔平の先発日、サッカーW杯日本代表の試合日程など、話題は仕事につながります。まさに仕事、プライベートにかかわらず、いかに多くのタスクを管理しているかが「できる現代人」といっても過言ではありません。

その強力な援軍がタスク管理のTODOリストです。数多くのアプリがリリースされていますが、Google todoリストはGoogleカレンダーやGmailとも連動するので、タスクの告知、期限など、Gmailユーザーにとって便利になります。

スマホのアプリをダウンロード

Google todoリストはWeb上でも設定できますが、やはり日常のタスク管理はスマホが便利です。iPhone、アンドロイドとも無料でダウンロードできます。アプリをタップすることで簡単に始められます。

「リスト」に書き込む

開いた画面に「新しいリストを作成」が現れます。このリストを「仕事」「遊び」などと分類し、その中にタスクを書き込んで自分の予定表を作り上げるのです。
例えば、サッカーW杯の予定を入れたい場合、リストに「サッカーW杯日本代表日程」でとして保存、さらに「新しいタスクを追加」をタップして「コロンビア戦」と入力します。すると、「詳細を追加」「期限を追加」「サブタスクを追加」が現れます。
ここで「詳細を追加」に「21時試合開始」、「期限を追加」をタップするとカレンダーが表示されるので、「6月19日」をタップします。「サブタスクを追加」に「NHK放送予定」と入れます。
こうして24日のセネガル戦、28日ポーランド戦、と書き込んでいけば、サッカーW杯H組予選日程が終了します。
タスクの頭には「〇」が入るので、タスクが終了したら「〇」をタップすると、完了済みになって消えます。

GoogleカレンダーやGmailと連動

同じくアプリでダウンロードできるGoogleカレンダーと日付を連動させることでさらに便利に使えます。GoogleカレンダーはiPhoneのカレンダーとも簡単に同期します。タスクの期限を設定しておくことで、いつまでに終了するかの目標が明確になります。
もちろん、Web上のGmailからも設定できます。新機能は旧受信トレイの右上にある歯車マークから「新しいGmailをお試しください」を選べば新しい画面が現れます。

TODOリストには期限を設定することが大事

やらなければならないこと、を列記できるTODOリストは忘れることがないよう便利にできていますが、使い方に注意しないとあまり役に立たなくなる可能性もあります。例えば、「A資料整理」と項目を挙げていても、所要時間、締め切り時間を設定しなければ、その仕事を実行する時間感覚を得られません。そうなると、自然と他のジョブが優先され、いつまでたっても終了しないことになり、毎日のリストに「A資料整理」が残ることになります。
時間管理が明確になっていないと、つい目先ですぐできる仕事をやりがちになります。仕事の進行具合を管理できるサービスする会社によると、項目だけを挙げるTODOリストの約4割は未完に終わる、とのデータがあります。
Google todoリストは期限を追加する機能があるので、予定表としても機能します。さらに「詳細」にジョブ完了までの目安時間を入れておくと、1日の日程管理がより明確になります。

「やらなければならないこと」を列挙しただけのリストは、ヘタをするとストレスになりかねません。Googleカレンダーと連動して時間管理ができるGoogle todoリストを上手に使って、仕事に遊びに有効に活用しましょう。