電子メールはもう古い?社内コミュニケーションはチャットツールで


ビジネスのコミュニケーションツールといえば電子メールが主流ですが、チャットツールを導入して、メールよりも迅速かつ軽快に、効率よくコミュニケーションを取っている企業が急増しています。

今注目されているチャットツールとメールとの違いや、おすすめのチャットツールをご紹介していきたいと思います。

 

 

そもそもチャットツールって何?

 

殆どの人がプライベートで利用されているLINEも、チャットツールの1つだといえます。

特徴として、メッセージが時系列に並んで表示され、誰が発言したのかが一目瞭然です。
1対1やグループでのトークが可能で、画像やファイルを送れば、トーク上でプレビューや保存がされるため、共有も簡単にできます。

部署やプロジェクトチームでグループを作り、日々の進捗管理や、分からない箇所を画像付きで質問など、様々な使い方が可能です。

 

 

電子メールとチャットツールの違いは

 

電子メールとLINEの違いを想像すると分かりやすいと思います。

メールは、基本的には送られてきた内容を確認して、過去メールを遡り確認しつつ、メール作成画面を開いてメッセージ文を作成。
受信した添付ファイルも、フォルダを指定して保存するなど、一挙一挙に時間がかかってしまいます。

それに比べチャットツールですと、時系列に表示されているメッセージ内容を見つつ、そのままメッセージ投稿ができます。
投稿するとトーク上に即反映され、送られたこともすぐ確認ができ、送った後にメッセージ内容を変更・削除することも可能です。

そもそも基本的なコンセプトが異なり、メールはある程度時間をかけて情報収集し、その情報を、ビジネスマナーで体裁を整えた言葉で相手に渡します。

チャットールは、リアルタイムコミュニケーションを重視しているため、堅苦しくなく短文でのやり取りを頻繁にし、コミュニケーションを取るツールです。

 

 

どんなチャットツールがあるの?

 

社内で便利に使えるビジネスチャットツールを用いて、効率的に業務を進めてみては如何でしょうか?

 

Slack(スラック)

 

ビジネスチャットツールとして、今一番人気があるツールではないでしょうか。
アメリカ発のITエンジニアに人気で、1対1、グループ(チャンネル)トークはもちろん、電子メールやGoogleカレンダー等、外部サービスとの連携も豊富で、UIのカスタマイズ性も高く、様々な便利機能が取り揃えられております。

 

ChatWork(チャットワーク)

 

Slack(スラック)と並び、ビジネスチャットツールの定番です。
日本製のツールで、基本的な操作はもちろんの事、タスク管理に特化しており、容易に社外のメンバーともコミュニケーションが取れるため、フリーランスと企業を繋ぐツールとしても使われております。
まさにビジネスが加速します。

 

Workplace

 

SNSで有名なFacebookがリリースしているチャットツールです。
基本的なUIや使い方はFacebookと殆ど同じなため、Facebookに慣れている人には、導入しやすい利点があります。

 

LINE WORKS

 

言わずと知れたLINEのビジネスチャット版です。
「LINE」とつながる唯一のビジネスチャットとして、LINEの利便性に加えビジネス用に特化した機能が導入されております。
グループで共有できるカレンダーやフォルダ機能の搭載や、最大200人と同時に通話ができるグループ音声・ビデオ通話機能なども盛り込まれています。

 

 

チャットツールの意外な使い方

 

「チャット」と「ロボット」を組み合わせた、「チャットボット(chatbot)」という言葉があります。

これは、人工知能を用いて自動的に対話をさせるような仕組みです。
例えば、ある単語を発すると、自動的に言葉を返すことや、決められた時間にメッセージを送信することも可能です。
具体的にはチャットツールによっても変わってきますので、興味がある方は調べてみて下さい。

 

チャットツールの今後

 

徐々に浸透してきているチャットツールですが、対社外向けとなると、まだまだ発展の余地があったりもします。
チャットツールがもっと普及してくれば、メールアドレスで問題になっているスパムメールの激減や、誤送信による情報漏えいの削減、メール作成や情報共有における時間の短縮など、様々な利点が受けられることでしょう。

プライベートでは電子メールからLINEに、コミュニケーションツールが切り替わったと同様に、ビジネスでも、電子メールからチャットツールに、急速に変わりつつあります。
Chatbotなど、人口知能はこれからも発展していく分野ですので、もっと面白いチャットツールや機能が出てきそうですね。

 

株式会社キャパでは、アプリの企画・開発についてご相談を承っています。

アプリを作りたいので、具体的な提案が欲しい。頭の中にあるアイデアを本当に実現できるのか知りたい。予算内に収まるのか?
などのお客様のご相談に、親身に応じます。
アプリ開発:実績のご紹介


関連記事一覧

we love develop
アプリやシステムの開発を通じて、お客様のビジネスを成長させることが私たちのビジネスです。お気軽にお問い合わせください。
 お問い合せ

お電話でのお問い合わせはこちらから
TEL:03-5297-2871

メールマガジンの登録

キャパでは誰かに話したくなるようなIT小ネタを、週に一回メルマガで配信しています。
ぜひ購読してみませんか?
 購読する

ホワイトペーパーの入手

ITブログ月間20万PV達成!自社オウンドメディアの運用ノウハウを無料公開しています。
 ダウンロード

記事カテゴリ記事カテゴリ

月別投稿記事

PAGE TOP