RPAの守備範囲はどこまで?RPA運用のポイントを解説


RPAの導入を検討する際に、果たしてどこまでの業務を担ってくれるのだろうか?という点は、大変気になるところです。
「ロボットの部下を雇う」というイメージを持っていただき、チームの一員としてどのように育てていくかがRPA有効活用の重要なポイントです。RPAの守備範囲(スキル)を把握して、RPAに的確な指示と機会を与えて、優秀なデジタルレイバー(社員)に育てていきましょう。

RPAに向いていない業務とは

せっかくコストをかけて導入したRPAが希望した業務に適していない…という事態を避けるために、RPAに任せるのには向いていない業務をご紹介いたします。
現時点では、RPAはPCDAのうち「D」Do実行の部分が対応できると考えておけば間違いないでしょう。Do実行の部分を担いますので、企業内のほぼ全部門の業務が対象になります。工場であっても、勤怠管理システムの集計など「人事」の業務の部分は担うことができますので、幅広い活躍が可能です。
人間でないと行えない部分が、「PCA」Plan実行、Check検証、Action改善になります。
以下のような業務は向いていません。
■ルールが多い業務
■高い処理能力を必要とする業務
■業務フローが長い業務
■業務フローの変更が多い業務
■例外処理が多い業務
入社間もない若手社員をイメージしていただくと、指示の範囲が想像できるかもしれません。デジタルレイバーはあらかじめ教えた業務はミスなく、休まず、24時間対応できるので大変優秀な社員ですが、それ以外の業務をお願いする場合は、若手社員なので…「PCA」の部分は自分では判断ができません。改めて教える必要があります。

まずは単純作業からはじめましょう

導入に適する業務を見極めることが、RPA導入の最大のポイントとなります。適用業務次第で、高い効果を得ることができます。
RPA対象業務の要件を明確にして、適用業務を絞り込んでいくことから始めます。RPAに向いている業務は「事務作業」、特にPCを使った定型的なルーチンワークを対象としています。このような「PC雑務」をデジタルレイバーで代替します。
近い将来はRPAとAI(人工知能)組み合わせて、ルーチンワークだけでなく高度な意思決定の「PCA」の部分も代行できる可能性が出てきています。まずは基礎を理解して、単純作業の移行からはじめます。デジタルレイバーとの協働に慣れていくことでRPAを有効活用して、最大限の効果を発揮していきましょう。

RPAで自動化できる具体的な業務とは何か

ルーチンワークの単純作業といっても多種多様に存在しますので、RPAに任せる業務の例となる作業を挙げておきます。
■データ入力状況のチェックをして、催促メールの配信
■定期的にシステムから利用状況などのレポートを配信
■メール内容から送信先を振り分ける
■定型メールの配信
■スキャンした書類をPDF化して、業務システムに登録
■見積依頼を受けて、自動で見積を発行
■競合サイトを巡回して、掲載情報をまとめたレポートの作成
■営業日報の数値をもとにサマリーを作成して送信
■顧客管理システムにデータ入力
■売り上げ管理システムの入力データから請求書を既成して送信
■給与変更などに応じて給与台帳の変更
■稟議書の項目をチェックして、NGのものを差し戻しする
■問い合わせメールに対して、定型メールを配信
単純作業といっても、RPAができることはとても多いですね。人間が繰り返し行う「非生産的な作業」の大部分を担ってもらうことができます。

RPA化する業務の絞り込み方

RPAに向いている業務と、向いていない業務をイメージができたら、RPA対象業務の要件を明確にしていく必要があります。実際にロボットに行わせたい業務のリストアップから始めましょう。

絞り込み手順①

導入当初は、RPAに対する期待と不安を抱いている社員が多いと思います。
不安を信頼に変えるためには、1日でも早く自動化による生産性向上の結果を出すことが重要です。
ロボットに行わせたい業務のリストアップのポイントは5点あります。
① マニュアルがすでに存在している業務
② 担当者の時給が高い(単純作業・高コスト)
③ 担当者の人数が多い(マンパワーが多く取られる単純作業)
④ 時間がかかる
⑤ 作業の頻度が高い
マニュアルが存在している業務というのは、長く繰り返し行われる業務にあたることが多いです。そのためロボット化したときに高い成果が期待できます。次に高コストの人間が大人数で長い時間をかけて、高い頻度で行っている業務をRPA化できれば大きな効果を生み出せます。費用対効果が見えやすい業務から、優先的にRPA化する作業を絞り込んでいきましょう。

絞り込み手順②

次にチェックすることは、「業務フローが単純」で「分岐がない」作業かどうかです。目安は5分程度の作業でパソコン操作が20クリック以内というのを起点にして考え、さらに現場で働く社員のモチベーションが低い業務であることも確認します。「シンプル」だけど「面倒くさい」業務をRPA化することによって、自動化に成功したときの現場からの評価とRPAへの信頼を勝ち取ることができます。

絞り込み手順③

そして最後に「RPAに向いていない作業」に当てはまらないかどうかを確認します。
RPAは変更の多い画面が苦手です。作業フローが頻繁に変更になる作業も、ロボットの修正がたびたび必要になるため、自動化するのに向いていません。4つのポイントをチェックしながら、RPAに任せる業務の絞り込みをしていくと、間違いがありません。
☆避けたい業務☆
①デザインが複雑な画面
②変更が多い業務・画面
③セキュリティが厳しい(セキュリティ要件の整備に時間がかかります)
④重大な業務

まとめ

単純作業といってもRPAの守備範囲は結構広いですね。新入社員といっても、即戦力として活躍できること間違いなし!
ゆくゆくはAIとの融合で、高度な判断も担うことができるようになるので、単純作業から始めて、徐々にRPAに出世してもらうように指示を出していきましょう。人材募集の際に、デジタルレイバーを検討してみるのもいいかもしれませんね!


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