アナログなワークフローを見直すべき理由と業務自動化のポイントとは


ITの発達で、さまざまなシステム・ツールが浸透している現代でも、紙ベースの申請、決済を残す企業は少なくありません。しかし、RPAをはじめとした業務自動化ツールが注目されるなか、紙ベースのやり取りにかかる労力は無視できないものになっています。

そこでこの記事では、以下3点を解説しています。
・ワークフローとは何を指すか
・アナログなワークフローの問題点
・ワークフローオートメーションと業務自動化を組み合わせるメリット

そもそもワークフローとは何を指すか?

ワークフローとは、端的にいえば「業務の流れ」のことです。
組織で行われる業務の大半は「申請、判断、決済までを結ぶ特定の業務手順」が存在します。例えば、バックオフィス部門で消耗品を発注するとしましょう。この場合、以下のようなワークフローが発生します。

1.バックオフィス部門担当者による購買発注の申請(伺い)
2.同部門の上長による内容の審査
3.上長による決済(発注の許可)

複数の関係者が関わる業務を、ルールや慣習に従い、決められた流れとして処理することがワークフローといえます。また、定型化・図式化した業務の流れそのものをワークフローと呼ぶことも多いです。

アナログなワークフローの問題点

これまで多くの日本企業が、紙ベースの決済や、Eメールによる手入力、目視を含んだワーククローを導入してきました。これら「アナログなワークフロー」は、業務効率を著しく落とし、業務改善のネックになっていることがあります。

アナログなワークフローの問題点

・複数の上長・関係者の判断を含む場合、完了までにかかる時間が長い
・申請書を探す、必須入力項目を確認する、決裁者を調べる、資料を運ぶなど、小さな作業で停滞が起きやすい
・書類の保管、輸送において、一定の空間や労力が必要になる

複数の上長・関係者の判断を含むワークフローでは、完結させるまでに数日を要すことも珍しくありません。当然のことですが、ワーフクローの完結にかかる時間が長ければ長いほど、意思決定のスピードが遅くなり、社員の負担も高まる傾向にあります。

例えば、一般社員の経費申請においても、「この経費はどの上長に申請すべきか」「申請書はどのひな形を使うべきか」といった雑務が発生するでしょう。また、これら一連の雑務を後回しにするあまり、期限ぎりぎりになって大量の申請を上げてくる可能性もあります。これは、上長の業務負荷増大につながり、組織全体のパフォーマンスを押し下げる「ボトルネック」になりかねません。

業務効率化では、こういったアナログなワークフローの中身を見直し、改善していくことが求められます。

ワークフロー改善のポイントとメリット

ワークフローオートメーションは、前述した「経費精算」や「購買発注依頼」など、「申請、確認、決済(承認)」といった処理を含む一連の業務プロセスを、円滑に進めるための手法です。

ワークフロー改善のポイント

ワークフローオートメーションでは、

1.ワークフロー図の作成と共有
2.改善点やボトルネックポイントの洗い出し
3.ワークフローシステムの導入
4.業務自動化ポイントの選定、ツールの導入

という4つのポイントが重要になってきます。順番に見ていきましょう。

1.ワークフロー図の作成と共有

業務フロー図の目的は、「情報共有」です。したがって、できるだけわかりやすく作成することが大切です。「開始と終了を明確にする」「関係者や関係部門を明確にする」「図形や条件分岐で視覚的に理解できるようにする」といった点に注意して作成していきましょう。

2.改善点やボトルネックポイントの洗い出し

業務フロー図が完成したら、その中で特に工数がかかっている部分や、自動化できそうな部分を洗い出します。特に「手入力によるルーチンワーク」が多数発生している部分は、ワークフロー全体のボトルネックになっていることが多いため、要チェックです。

3.ワークフローシステムの導入

ワークフローオートメーションの実現を補佐する仕組みとして「ワークフローシステム」があります。ワークフローシステムは、アナログなワークフローを電子化し、視認可能な流れとして一元管理します。
具体的には、あらかじめ用意されたひな形を選んで申請し、申請者の組織・役職、申請の内容によって自動的に決裁者(承認者)を特定します。また、「どのひな形で誰に申請すれば良いか」を考える必要がなく、「申請がどのステップまで進んでいるか」を可視化できることもメリットです。

4.業務自動化ポイントの選定、ツールの導入

ワークフローシステムの導入と同時に、業務自動化の方法を検討します。2018年現在、ルーチンワーク自動化の最右翼となっているのが「RPA」です。RPAは、定型業務をすばやく正確に行うことが得意です。RPAに手作業の事務作業を代行させることで、手作業の時間を短縮できるばかりか、作業品質の向上も見込めます。
例えば、「大量のエクセルファイルから、基幹システムへ伝票情報を入力する」といった業務は、ワークフローシステムだけでは自動化しきれません。ワークフロー改善のためには、RPAに代表される業務自動化ツールを使い、ワークフロー内の各処理を自動化していくことが重要です。

まとめ

ワークフローの改善によるメリットは、業務効率化のみに留まりません。「意思決定のスピードアップ」や「ペーパーレスによるコスト削減」、「内部統制の強化」といった効果も見込めます。さらに、ミスに対するプレッシャー・ストレスから社員を解放し、働きやすさを向上させる効果も期待できるでしょう。働きやすさは社員と企業の絆を強化し、定着率を向上させ、人員の流出を防ぐ効果もあります。そう考えると、ワークフロー改善は「働き方改革」の一環ともいえそうです。
業務効率化でお悩みなら、ワークフローオートメーションとRPAの併用を検討してみてはいかがでしょうか。


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