グッバイ残業!RPAで実現できる仕事の無駄の省き方


少子高齢化による労働力不足や新興国諸国の経済発展に伴う労働賃金の上昇などを背景に、デジタルレイバー(コンピュータソフトウェアによる仮想的な労働者)の需要が拡大しています。
デジタルレイバーの導入には多大な資金が必要なため、大企業を中心に導入が進んできましたが、最近ではRPAの開発コストの低下が進んでいますので、今後は中小企業でのロボット導入が進むことが予想されています。

では実際にデジタルレイバーはどんな働きをしてくれるのでしょうか?
業務のオートメーション化によって効率化される無駄な作業とは何か?をご紹介いたします。

RPAに任せる仕事は退屈な仕事=「単純だけど面倒な作業」

事例として紹介されているRPAは大企業のものが多く、中小企業で働いていると、実際に導入した際のイメージが湧きにくいですが、RPAの導入に企業の大小は影響しません。
RPAが得意とするのは決められたことを繰り返し行う単純作業で、作業の頻度が多く、大量に発生する業務を任せるのに適しています。

定例作業をRPAに代替させることで、社員ひとりひとりが現場に行く時間や考える時間を増やすことができます。例外が多い作業や、難しい判断を伴う業務は人間に任せて、デジタルレイバーと協働体制を作ることが社内の人材のスキルアップと作業効率化につながります。

定期的に大量に発生する、このような業務はありませんか?見積発行業務、問い合わせへの定型メール返信対応、売掛・入金・消込のシステム入力、買掛・支払・消込のシステム入力、資産台帳入力、勤怠システム管理、定期レポート配信、社員の交通費精算、請求書データ入力、メール受発信の振り分け業務など…このような業務はすべてRPAに任せることができるのです。ロボットの中でも導入のハードルが低いのがRPAです。RPAの開発企業が増え、サービスのバリエーションが増えてきていますので、まずはスモールスタートで試してみるということが可能になりました。最近では導入しやすい「クラウド型RPA」も登場しています。
取り組み方や資金力に合わせて選べるツールになってきていますので、人的リソースが少ない中小企業ほど、うまく使いこなせば得られるメリットは大きくなります。

業務を効率化するためには、導入時の比較軸を明確にする

RPAの開発企業が増え、サービスのバリエーションが増えたので選択肢は豊富ですが、何を効率化したいのかをあらかじめ明確にしておかないと、自社の環境に合わないオーバースペックのものを導入してしまった…ということになりかねません。RPAの導入にあたって、最初にRPAを提供しているベンダーに相談することになりますが、効率化するつもりが余分なコストを支払ってしまった…ということのないよう、何を解決したいのかを明確に把握して、最適な環境を作ってもらいましょう。

製品のサービスや機能を軸にせず、自社の能力にフィットしているかということを軸にして絞り込んでいくほうがスムーズに導入できます。

RPAは業務部門の現場の人間が関与することが多いツールです。業務の現場では、作業がマニュアル化されておらず、ベテラン社員の蓄積されたノウハウのみで運営されていることもしばしば見受けられます。
機能が豊富なRPAツールを導入してみたら、現場の業務との乖離が大きくて使いこなせないという事態にならないよう現場目線で選定を進めることが重要です。

比較軸① 業務のタイプを明確に

どのような業務がどれくらいあるか、何をどこまでRPA化するかをしっかり現場スタッフにヒアリングして、業務部門の一連の作業をフロー化ます。

ヒアリングシート

「どんな業務を今やっているのか」
→例)Excelリストから抽出したお客様への連絡、リストの更新を手作業で対応、など。
「誰がやっているのか」→社員なのか、アルバイトなのか、何名でやっているのか?
「頻度はどのくらいか」→週に何回発生するのか?
「かかる時間・工数はどのくらいか」→全員で対象作業に費やす時間の合計は?
「なぜロボット化したいのか」→例)ミスが多くて修正のために残業が増えている、など。
「空いた時間はどのように活用できるのか」→例)部下の指導、顧客への電話、など。

比較軸② RPA導入に必要な人数

RPAの導入担当者を選定する必要があります。
RPAはプログラミングの知識が不要で、特別な環境も不要です。バックオフィス業務に精通している必要があるので、エンジニアやシステム部門を主導にしてしまうと、うまくいかないケースもあります。自社の業務のどこが自動化できるかをあらかじめ把握した上で、RPA化していく業務を洗い出し、現場スタッフにRPAを設計してもらうにあたって、必要な人員を準備しておきます。
業務によってはRPAで処理したデータのチェックやロボット作成などをアウトソーシングしたほうが安くなる場合もあります。
RPAの型によってロボット作成に必要なスキルが異なりますので、運用できるスタッフの選定が必要です。RPAの運用が軌道に乗ってきたら、非エンジニアのRPA開発者を社内に増やして活用を推進していくという方法もあります。

比較軸③ 導入期間

導入までにどのくらいの時間をかけられるかによって、判断が変わります。
スモールスタートで試してみる場合には、自社サーバ環境準備などの導入に時間がかかるオンプレミス型RPAではなく、PCにインストールするインストール型や、Webブラウザから利用が始めることができるクラウド型RPAがおすすめです。

比較軸④ 必要予算

初期費用と月額コストはいくらかかるのか。
費用対効果の基準を決めておくことが大事です。ロボットを作る時間に対して、自動化する対象の業務にかかっている工数がどれくらいなのかを割り出しておきましょう。毎日15分なのか、月10時間以上発生する業務であれば自動化対象とするなど、明確にします。さらにその業務が基本的に変わらず、ずっと続く業務かどうかを確認します。最初は開発の難易度が低いものからRPA化に取り組んでいくことが成功のカギです。

RPAの対象業務は具体的にはどのような作業なのか?

運用の仕方次第で効率化可能なデジタルレイバーRPA。
では具体的にどのような作業を効率化した事例があるのか、挙げていきたいと思います。

食品メーカー

コンビニ・ホテル・外食チェーンなど様々なところからの受注データを集約して自動ダウンロード

電機メーカー

基幹システムを巡回して受注データを確認。調達・生産システムへ入力

引っ越し業者

見積比較サイトに登録された情報を定期的にダウンロード

通販

ECサイトの売り上げランキングをテキストで抽出

製造

生産設備の稼働状態を管理者Web画面から定期的にダウンロード

RPA作業のイメージは湧きましたか?
デジタルレイバーのスキルを見て、自社で採用するならどのポジションについてもらおうかな…と擬人化して考えてみるとイメージが湧きやすいかもしれません。
RPAは休憩も必要ないし、24時間働き続けることができますので、採用してみれば優秀なスタッフになることは間違いなし!RPAの運用ができるようになると、作業の効率化、高速化、自動化が実現します。

 

RPAの導入でノウハウの資産化をして、価値を創造する

RPA導入において必ず発生するのが、業務の棚卸です。
現場のコミュニケーション不足で二重業務が発生していた、人員のスキルによって業務にばらつきがあった…なんてことも棚卸することで可視化できます。棚卸した業務をRPAに担当させる部分と、人間が担当する部分に切り分けて展開することによって、社内業務の平準化をすることができます。

人間とロボットが協働することによって、新たな価値の創造ができます。
人間の作業をロボットができるという認識が広まると、人間にできてロボットにできない仕事とは?より生産性のあがる仕事は何か?と社員ひとりひとりに考える時間が生まれます。個人ノウハウの資産化で、社員ひとりひとりの価値も高まる相乗効果が生まれることが、RPA導入の最大のメリットではないでしょうか。

まとめ

業務効率化によるコスト削減という目に見える効果以外にも、人間の作業負担が減ることによる心理的な余裕や、現場における意識の変化といった目に見えない部分のコストも削減してくれるRPA。
RPAを導入して、2019年4月の働き方改革法に備えるのもいいかもしれませんね!


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