【スマホ版】Googleドキュメントの音声入力で議事録がはかどる！やり方をご紹
この記事を読むと、以下の3つのことが分かります。
1.Googleドキュメントの音声入力をスマホで行うメリットとデメリット
2.スマホ版Googleドキュメントによる音声入力のやり方
3.Googleドキュメントの音声入力を快適に行うポイント
「Googleドキュメントの音声入力を手軽にできたらいいな」
「スマホの音声入力のやり方を知りたい」
とお悩みの方へ。
Googleドキュメントには音声入力機能がありますが、実はスマホでも行えます。PCを持っていない状況でも手軽に音声入力ができるので、より業務を効率的に行えるのです。
この記事では、Googleドキュメントの音声入力をスマホで行うメリットとデメリット、ややり方についてご紹介します。この記事を読めば、スマホで快適に音声入力ができるようになるでしょう。
Googleドキュメントの音声入力をスマホで行うメリット・デメリット
まずはGoogleドキュメントの音声入力をスマホで行うメリットとデメリットから見ていきましょう。
Googleドキュメントの音声入力をスマホで行うメリット
・スマホ1つで音声入力ができる
・議事録もスムーズに作成できる
・PC版よりも簡単に設定できる
・キーボード入力より手が疲れない
多くの人が「長文入力なら断然スマホよりPCがいい」と思っているのではないでしょうか。しかしGoogleドキュメントの音声入力はスマホでもできるので、PCがないシーンでも使えます。
最近では音声入力でブログやメールを書いたり、さらには議事録を書いたりする人も増えています。議事録は録音データを聞きながら一時停止と入力を繰り返し、多くの時間を割かなければいけません。しかしGoogleドキュメントの音声入力があれば、今まで時間がかかっていた議事録作成も大幅に時短できるのです。
またPCではマイクの設定など事前準備もある程度必要ですが、スマホの場合はPC版よりも少ない準備で音声入力が始められます。手軽に使えるので、PCとスマホを併用して効率化を図る人も少なくありません。
Googleドキュメントの音声入力を使いこなせれば、「入力が多く腱鞘炎になってしまった」という悩みも軽減するでしょう。
Googleドキュメントの音声入力をスマホで行うデメリット
・入力できる場所が限られる
・誤字脱字のチェックが必要
音声で入力を行うため、音を出すことは避けられません。喫茶店やワーキングスペース、電車などでは、状況的に音声入力は難しいでしょう。さらに音声入力は通話などと違い、周りから見ると独り言に見えるため行う本人も気後れしてしまいます。
また音声入力は日々精度が上がっているものの、まだ完全自動化とはいきません。度々入力された文章を人の目で見直し、手直しする必要があります。ただGoogleドキュメントは使うごとに精度が上がりますから、使い続けると著しい誤字は減っていくでしょう。
Googleドキュメントによる音声入力のやり方
iPhone、AndroidにおけるGoogleドキュメントのインストールと、音声入力のやり方を順番に解説します。OSで若干の違いがあるものの、シンプルな手順で始められます。
Googleドキュメントをインストールする
まずはGoogleドキュメントアプリをインストールします。iOSはApp Storeからダウンロードする必要がありますが、Androidの場合はプリインストールされています。
もしAndroidでGoogleドキュメントを削除している場合は、以下のURLから再度ダウンロードすればOKです。
・Android
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.docs.editors.docs&hl=ja&gl=US
Andoroidはの場合、[システム]-[言語と入力]-[ソフトウェアキーボード]から「Gboard」を選択して、いつものキーボードからGboardに切り替えておきましょう。
Googleドキュメントを開き音声入力をオンにする
Googleドキュメントのインストールが完了したら、ホーム画面に現れるアイコンをアップしてアプリを起動します。新規入力画面を開くとキーボードが表示されることを確認しましょう。
キーボード下部にあるマイクマークのボタンをタップすると、音声入力が始まります。初めて使う場合はマイクへのアクセス許可画面が表示されますので、「許可」で進めましょう。
音声入力をスタートする
キーボード内のマイクボタンをタップすると、キーボード部分が波形のアニメーション表示になります。この状態が音声入力モードなので、そのまま入力したい内容を話します。（※1）
後ほどご紹介しますが、Googleドキュメントの音声入力は正しく入力してもらうためにポイントがあります。機械が聞き取っていることを意識して、出来る限り明確に話しましょう。
文章入力には、「、」「。」といった句読点や改行が欠かせません。もちろんスマホでもこれらが入力できますが、OSによって入力方法が異なります。
まずiOSの場合、改行は「かいぎょう」、“、”は「てん」、“。”は「まる」で入力できます。
Androidの場合、改行は「あたらしいぎょう」、段落を挿入するなら「あたらしいだんらく」と話すことで入力されます。（※2）
Androidで「かいぎょう」と話すと文字として「改行」と入力されるので気を付けなければいけません。
必要に応じて修正する
Googleドキュメントである程度音声入力が進んだら、適宜人の目で見直しをしていきます。Googleドキュメントの音声入力は以前に比べ精度が上がっていますが、まだまだ完璧とはいきません。さらに「回答と解凍」など同音異字もありますから、最終的には人が微調整する必要があります。
Googleドキュメントの音声入力を快適に行うポイント
Googleドキュメントによる音声入力は、精度を上げるために以下のポイントがあります。
・長い文章を避ける
・沈黙を避ける
・一定の音量で話す
それぞれ順に解説します。
なるべく長い文章は避ける
Googleドキュメントは、入力時間が長いと上手く認識できないケースがあります。そのため、短い文章で話すことで認識落ちを防げます。
長文を入力したい時は、息継ぎや句読点を打つタイミングで一旦音声入力をオフにする方法がおすすめです。オフ→オンを繰り返して短い文章で認識させると、よりスムーズに入力できるでしょう。
沈黙を避ける
Googleドキュメントでは、音声と音声の間に長い沈黙があると「終了した」と判断して止まってしまうことがあります。音声入力の途中で考え事をしたり内容を考えたりして沈黙が生まれるときは、音声入力を一度オフにしておくことをおすすめします。（※3）
同じ人が話す
Googleドキュメントは、発言する人が頻繁に入れ替わると音声を上手く認識できないことがあります。音声入力が止まる恐れもあるので、音声入力を行う時はなるべく同じ人が行うようにしましょう。
上記のようにGoogleドキュメントは、長い文章や沈黙、複数の声の聞き分けが苦手といったウィークポイントがあります。つまり、会議の音声をそのまま議事録に起こすといった使い方は難しいかもしれません。
Googleドキュメントの音声入力で議事録を作成したい場合は、会議の音声データを自分が話して音声入力をするといった使い方がおすすめです。手間はかかりますが、手打ちで作成するよりは効率化につながるでしょう。
若手社員の約半数が議事録作成での残業増加を経験している
ある調査では、回答者の36%が「会議録の作成は非効率な業務」と感じていることが分かっています。（※4）また議事録作成でもっとも大変なこととして45.5%が「残業が増える」と回答しており、業務時間内での議事録作成を負担に感じるビジネスパーソンは少なくありません。
会議不参加者への情報共有や発言内容の記録として、会議では議事録を取ることが当たり前という認識です。議事録作成は若手社員が任されるケースが多いものですが、前述の通り残業や業務負荷の増加に直結しており、「非効率な業務だ」と感じている人も多いのです。
Googleドキュメントの音声入力が活用できれば、きっと非効率な議事録作成もはかどるでしょう。ツールを使いこなし、ぜひ業務の効率化を図ってください。
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参照サイト
※1 https://gsuiteguide.jp/docs/how-to-use-google-docs-for-voice-input-on-your-smartphone/
※2 https://atmarkit.itmedia.co.jp/ait/articles/2107/19/news027.html
※3 https://gsuiteguide.jp/docs/what-to-do-if-google-docs-stops-speaking/
※4 https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000304.000020223.html
