日本発のビジネスチャットに注目!チャットワークでコミュニケーション・業務管理を効率化


日本発のビジネスチャットに注目! チャットワークでコミュニケーション・業務管理を効率化
仕事をしている際、電話やメールに不満や怒りを覚えることってありませんか。
「LINEみたいなやり取りで十分なのに…」
と感じることも多いでしょう。

そこで注目したいのが、多くの企業に導入されている日本発のビジネスチャット「チャットワーク」です。
チャットワークによってコミュニケーションや業務管理がいかに効率化されるのか。
今の自身のビジネス環境と比較して、イメージしながらご覧ください。

 

 

ビジネスチャットとは

 

ビジネスチャットは仕事場面で利用する、チャット形式のコミュニケーションツールです。
プライベートで多くの人が利用しているLINEのようなものですね。

LINEでは、まるで会話のように手軽にやり取りができます。
些細なことでも相手の負担を心配せずに連絡しやすいですよね。
また、LINEにはグループ作成や写真共有などの豊富な機能もあります。

この便利さ・手軽さという強みを持つチャットツールをビジネス場面に導入し、コミュニケーションコストを下げ、業務を効率化しようとするのがビジネスチャットなのです。

 

 

電話・メールではダメなのか

 

これまでビジネス場面でのコミュニケーションといえば電話やメールが主流でした。
しかし、電話やメールには以下に挙げるような非効率的な点やイライラさせられる点があります。

 

電話

 

・突然作業に割り込んでくる。そのため、せっかく作業に集中していたり、波に乗っていたりしても中断される。
・会話内容が文字記録として残らない。そのため、重要な内容についてメモを書き起こす等の追加作業が発生する。

メール

 

・内容と関係ない体裁が重視される。そのため、本質的ではない部分でやり取りに時間がかかる。

 

ビジネスチャットで何が変わるか

 

 

電話にもメールにも良い点はあるものの、不満もあります。
そこで登場してくるのがビジネスチャットです。

ビジネスチャットならば、簡単な連絡事項であれば
Aさん:「明日、14時からミーティングです。」
Bさん:「承知しました。」
これだけでやり取りが完結します。メールのように体裁のための文章を作成する時間が削減されます。

近年では多くの人がLINEでの短文的・気軽なやり取りに慣れ親しんでいます。
そのため、ビジネス場面であってもチャット形式ならば体裁をそれほど気にする必要もなくなるでしょう。

他にも、
・双方向性のコミュニケーションを手軽に行える
・文字記録が残る
・作業が中断されにくい
・グループを簡単に作れるため、複数人で一斉にコミュニケーションを取りやすい
・ファイルを共有できる
といった強みを持つビジネスチャットが多いです。
まさに電話とメールの良いとこ取りをしたツールと言えるでしょう。

さらに、複数人でビデオ通話を行うことができるビジネスチャットもあります。
ミーティングも手軽に行うことができますね。
画面を共有しながらの会話も可能です。

ビジネスチャットはコミュニケーションを強力に効率化してくれるツールなのです。

 

 

チャットワークとは

 

チャットワークは日本発のビジネスチャットであり、多くの企業に導入されています。
現状、エンジニアに人気の「Slack」とビジネスチャット2強の状況です。

総務省のHP上でも、ビジネスチャットツールとして「チャットワーク」と「Slack」の名が挙げられています。
総務省|働き方改革×チャットツールのビジネス活用)

チャットワークは日本発のサービスなので操作画面や困ったことがあったときのサポートなども安心です。

マルチデバイス対応なので、会社のPCだけでなく、スマートフォン、タブレットでも情報は同期されます。
まるでLINEのように外出先からでも手軽にメッセージを確認でき、連絡を取れるのはありがたいですよね。

また、チャットワークは「他社とのコラボレーションのしやすさ」と「タスク管理」機能が特徴的です。
これら2つの特徴によって、コミュニケーションと業務管理の効率化は加速します。

 

 

効率化ポイント1:他社とのコラボレーション

 

多くのチャットツールと異なり、チャットワークでは社外とのやり取りが簡単に行えます。
自社内のやり取りも、他社と共用のグループへの参加も、アカウントが1つあれば可能です。
オープンワールドで他社とも協業しやすく、社外とのコラボレーションに向いている点が特徴です。
(参考:チャットワークが進めるコミュニケーション・タスク管理の効率化とビジネスプラットフォーム化構想-ChatWork株式会社 | ビヨンド(Beyond) https://boxil.jp/beyond/a2636/)
社内でチャットツールを利用するだけでも手間は減りますが、他社とも手軽に同様のやり取りが手軽にできればコミュニケーションはさらに効率化します。
業務中にいちいちチャットツールとメールと電話を行き来する必要がなくなり、1つのチャットツールで全てが完結するわけです。
メッセージのやり取りも、ファイルのやり取りも、電話やビデオ通話、ビデオ会議だってチャットワーク内でできてしまいます。

コミュニケーションコストが下がり、密なやり取りが促進されますね。

 

 

効率化ポイント2:タスク管理

 

チャットワークのもう1つの特徴として、「タスク管理」機能が挙げられます。

日々の業務の中で、電話やメール、チャットでのやり取りで「Aという作業をお願いします」と依頼されることも多いでしょう。
それがチャットワークでやり取りしていれば、メッセージの文章をそのまま引用してタスク化することができるのです。
タスクとして保存する際に「誰が担当するのか」「期限はいつか」の設定も可能です。
いちいち他のソフト等にコピペする手間もかかりません。タスク管理がしやすくなり、作業漏れもなくなります。

また、タスクが保存されるとチャット内にも「タスクを追加しました」というメッセージがタスク内容とともに送信されます。
「どのような話の流れで生まれたタスクだったか」を確認しやすい点も、過去メッセージを探したり思い出したりする手間が省けて効率化に繋がりますね。

自分のタスクを保存して周知するのも、他の人にタスクをお願いするのも、チャットワーク内で完結します。

このように、チャットワークは業務管理も効率化してくれるのです。

 

 

チャットワークでコミュニケーションだけでなく、業務管理も効率化しましょう

 

チャットワークを導入することでコミュニケーションや業務管理のあり方がどのように変わるのか、イメージは湧いたでしょうか。
ビジネスの効率化を加速させ、業務の本質的な部分を一層充実させるためにも、チャットワークを活用してみてはいかがでしょうか。

 

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