私の周りの業務効率化～ITを使った4つの方法

2018.11.13

投稿者: Kojima

「業務効率化」というワード、最近特に耳にしますよね。
今回は私の周りで行われているITを使用して出来る業務効率化を4つご紹介いたします。
現在私が身近に感じているものの紹介となりますので、参考にしてみてください。

○目次
・ルーティン作業はロボットの仕事～RPAの導入
・どこでも仕事が出来るように～クラウドシステムの導入
・交通費、移動時間を無くそう～WEB会議の使用
・会社の会話はSNSで～社内SNSの使用

ルーティン作業はロボットの仕事～RPAの導入

業務自動化のキーワードとしてバズっているRPA。
RPAで出来る事は「一定のルールで決まっているPC業務を自動で行う」という事です。
この様に表現すると出来る事は1つなのですが、生まれるメリットを考えるとそれは1つではありません。

RPAを導入したらまず、自動化したい作業の手順を人が設定します。
この作業を「ロボットを作る」などと言い、RPAを動かすのに主として人が介入するのはここまでです。
ここからは全て自動でロボットが動きルールにのっとりロボットがPCの操作を行います。
なので、1度ロボットの作ってしまったら人件費が無くなり、人的ミスが発生する事はありません。
またロボットに休みや体調管理などは必要ないため、人だと約22日×8時間の労働時間を約30日×24時間という労働時間に変える事になります。
これは単純計算で544時間増えております。凄くないですか！？

どこでも仕事が出来るように～クラウドシステムの導入

最近は企業にクラウドの導入が増えてきています。
そんなクラウドの最大の利点は「ネット環境があれば、どこでも利用できる」事にあります。
企業がクラウドを導入して出来る事は「ファイル管理」「メール管理」などを初め、様々なことに利用できることが考えられます。
なので営業職や、テレワークをしている方で、社内にいない事が多い方にはうってつけのツールとなります。

しかしクラウドを導入するのが不安という声も存在します。
それはセキュリティに関する不安からきているようです。
確かにクラウドを運営している企業がサイバー攻撃を受けた際に、情報が漏洩するリスクは存在します。
これに関しては各クラウド企業も対策は行っておりますが、起こりうる可能性が0でないのは確かなので、クラウドを導入したい各企業はこの事実は知っておくべきでしょう。

交通費、移動時間を無くそう～WEB会議の使用

打合せをするたびに、外出するのはすごく勿体ないことです。
とは言っても初めてお会いする方との打合せは、もちろん顔を合わせて行った方が良いと思います。
しかし定例ミーティングなどルーティンで行っている打合せや、顔を合わせる必要がない打合せの場合はWEB会議がオススメです。
WEB会議を使用すると移動時間と交通費が発生しないので、社員にとっても企業にとってもメリットになります。

ツールとしてはSkype等が有名ですが、私がよく使っているのは「appear.in」というWEBサービスです。
使用料無料でルームを作成し、会議をしたいメンバーにURLを送り、そのURLにアクセスしてもらうだけでテレビ通話が可能です。
また画面共有や複数人での通話も可能なので、とっても便利です。
ただデメリットとしてGoogle Chrome、FireFox、Opera、Vivaldiでしか使用できないという点がございます。
普段IEやSafariを使用している方も沢山いると思いますが、そちらのブラウザは今のところ使用することが出来ません。
なので実際appear.inを使用する場合には、お客様に対応ブラウザをお伝えしないといけないので、皆さまもその点にはご注意ください。

会社の会話はSNSで～社内SNSの使用

オフィスで分からない事があり、Aさんに聞けばわかる！というとき、内線を利用している方も少なくないでしょう。
確かに内線も直接話せていいのですが、チャットで十分という場合もあると思います。そんな時に役立つのが社内SNSです。
実際に私もSlackという社内SNSを使用しています。とても有名なツールなので、このツールの利便性を十分承知の方も多いはずです。

Slackの1番の特徴はスムーズな会話が可能な所にあると思います。
例えば、現在相手がログインしているか分かったり、様々なファイルの取り扱いが可能です。
画像ファイルにはサムネイルが表示されるので瞬時に、画像内容が判断できます。
過去のやり取りなんかは検索、保存が可能なので会話が消えたり、ファイルの紛失もありません。
そしてSlackを導入して1番効果が出るのがコミュニケーションの活性化です。
メールでのやり取りと比べると、仕事の処理は各段にスピードアップします。
そして口数が少ない人や、会話したことない方ともコミュニケーションが取れるようになり、
仕事のしやすい環境が整います。
Slackは無料で使用出来てオススメのツールなので、是非1度使って体験してみてください。

まとめ

ITを交えた業務効率化の方法についてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。
業務効率化はITを使用することが絶対ではありません。しかしIT技術を使った方が大きな効果は期待できるでしょう。ITは毎日新しい商品や技術が生まれております。キャパではそんなトレンドIT情報をこれからも発信していくので、どうぞよろしくお願いいたします。

今回記事内で紹介したRPAについて、キャパでは複数記事を投稿しております。
以下にリンクを用意してあるので、気になった方は読んでみてください。