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Google Tablesとは?プロジェクト管理がより簡単に

これまでGoogleスプレッドシートやExcelでプロジェクトの進捗を管理していた方も多いのではないでしょうか。
そのような方は、Google Tablesを使うとより効率的に作業を進められるでしょう。

これまで手作業でしていた作業の一部を、ボットが代わりに行ってくれます。
また、ボットの設定も選択肢を選ぶ中で簡単に設定できます。

この記事を読むと以下の3つのことがわかります
①Google Tablesの概要
②Google Tablesの
③Googleの20%ルールとArea120

Google Tablesとは*1 *2 *3 *4 *5

まずは、Google Tablesの概要から紹介します。

Googleが発表した進捗管理サービス

Google Tablesは、Googleの新しい進捗・プロジェクト管理ツールです。
現在はベータ版として、アメリカで提供されています。
Tablesのページに実際にアクセスすると、日本からでは以下のようにメッセージが表示され、利用できません。

出典:Google Tables

いずれ日本でも提供される可能性はあるかもしれませんが、現状ではアメリカ専用のツールだといえるでしょう。

ボットによる作業自動化が鍵

Google Tablesは、これまで手作業で行われていた作業をボットが自動で行ってくれるのが特徴です。
公式YouTubeチャンネルによれば、Tablesを使うとタスク進捗状況を自動でメール送信できる機能があります。
メールは以下のようなテンプレートで送信されます。

出典:YouTube

このようなメールをボットにしてもらえば、スプレッドシートの進捗をこまめに確認する必要もありません。
プロジェクトの進捗管理など、複数人の管理をしている人にもおすすめな機能です。

また、「ボットにメールを送ってもらうまでの設定が大変そう」と思うかもしれません。
Tablesではノーコードでボットの設定ができるため、コードを書く知識がなくても安心です。
週次でタスク確認のメールを送信してほしい場合には、ボットパネルから設定をします。

出典:YouTube

ボットの画面で新規ボットの作成をクリックすると、ボットが作動する条件(トリガー)が設定できます。

出典:YouTube

ここでは、週次レビューを特定の日に送信してほしいので「Time-based」を選択します。
すると、選択肢を選んでいくだけで簡単に条件指定ができるのです。
画面の指示に従っていくと、以下のようにメッセージや件名まで指定できてしまいます。
そのため、コードの知識がない人でも扱いやすいツールであるといえるでしょう。

出典:YouTube

既存のスプレッドシート・CSVデータが利用可能

出典:YouTube

Google Tablesでは、これまで使用していたスプレッドシートのデータが使用可能です。
新規作成から、「Import from Sheets」を選ぶと簡単に追加できます。
そのほか、CSVファイルも簡単に取り込めます。

無料または10ドル/月で使用可能

料金は、無料プランと月10ドルプランの2種類が用意されています。
有料プランでは、行数が10,000行になったり、テーブルごとのアクションが500アクションに拡大されます。
記事執筆時点(2020/10/26)では、有料プランの3ヶ月無料キャンペーンを実施中です。
どちらのプランか迷った場合には、無料ではじめてみるのがよいでしょう。
必要に応じてキャンペーンを利用して、有料の操作感を試すのがおすすめです。

「Kanban」方式もあり直感的に操作が可能

出典:YouTube

Google Tablesでは、カンバン方式で直感的に操作できるレイアウトもあります。
カンバン方式とは、ふせんを動かすように直感的に操作できるレイアウトです。
画像の中では、“Intro to Bots”をIn-progress(進行中)からDone(完了)へと移動しようとしています。

カンバン方式でタスク等を管理するサービスは、Trelloが有名です。
直感的に操作できる上、進捗がひと目でわかります。

出典:Trello

そのほか、Notionでもカンバン方式と似たような機能が取り入れられています。

出典:Notion

Googleは、このような競合サービスを意識しながら、カンバン方式を取り入れたのかもしれません。
もちろんTablesはカンバン方式ではなく、通常のレイアウトでも使用可能です。

Google Tables活用事例からみるメリット*4 *6

ここでは、活用事例を簡単に紹介しながら、Tables活用のメリットを確認していきます。
今回紹介するのは、“Somerset County Library System”です。
アメリカのニュージャージー州サマセットの図書館を運営しています。

図書館の運営でGoogle Tablesが活用されるようになったのは、新型感染症の影響です。
新型感染症の影響により図書館が閉館したことで、従業員も自宅で業務を行うようになり、勤怠管理にTablesを利用しました。
通常勤務時は紙で勤怠管理をしていましたが、リモートワークではそれが難しくなったからです。
図書館の管理者であるLynn Hoffman氏が、Tablesとフォームの機能を組み合わせて、従業員に勤怠管理を入力してもらうようにしました。

出典:YouTube

画像のように、Tablesではテンプレートを埋めていくと簡単にフォームが作成できます。
作成したフォームの回答内容は、Tables上でスプレッドシートと同じような表記で確認できます。
従業員のGoogleアカウントに対してタスクの割り当てもできるので、回答漏れも確認しやすくなるでしょう。

Googleの20%ルールとArea120*7 *8 *9 *10 *11 *12

Google Tablesは、GoogleのArea120から生まれたサービスです。
最後に、簡単にGoogleの「20%ルール」やArea120について紹介します。

Area120はGoogleの社内インキュベーター

Arena120は、Googleの「20%ルール」を促進するものです。
業務時間の20%を担当外のプロジェクトに充てる「20%ルール」をご存じの方も多いのではないでしょうか。
Gmailなどのサービスは、20%ルールの中で生まれたものとされています。

とはいえ、実際に勤務時間の20%を別のプロジェクトに充てるのは、なかなか難しいものです。
実際にQuartzなどのサイトには、現場で20%ルールが運用されていないという証言もあります。
そこでGoogleでは、20%の時間に生み出したプロジェクトに全力を注げるようArea120を立ち上げました。

Area120では、従業員が20%の時間に生み出したプロジェクトの中で良いものを選びます。
そして、選ばれたプロジェクトに携わる従業員は、選ばれた日からそのプロジェクトが本業となるのです。
Tablesも従業員の20%の時間から生み出されたものです。

Arena120から生まれたサービス

Google Area120では、以下のサービスが生み出されました。

tangi
Byteboard
Fundo
AdLingo
GameSnacks
Avera AI
Shoploop

Arena120では、以上のようなtoB向けのサービスを中心に開発されています。

◆まとめ

今回はGoogle Tablesについて紹介しました。
ベータ版がアメリカで支持を獲得すれば、日本でも提供されるかもしれません。
日本ではスプレッドシートやExcelで進捗管理をしている会社も多くあるため、Tablesが導入されれば業務の効率化が進むでしょう。
今後の展開が楽しみです。

◆参考URL

*1 Google Tables by Area 120

*2 Google beta launches Tables in the US

*3 Tables Help Center

*4 Tables – YouTube

*5 Sign in – Google Accounts

*6 Tables helps teams easily tack and automate work

*7 Area 120 by Google

*8 How Gmail Happened: The Inside Story of Its Launch 10 Years Ago

*9 Google Couldn’t Kill 20 Percent Time Even if It Wanted To

*10 Official Google Blog: Google’s “20 percent time” in action

*11 Google engineers insist 20% time is not dead—it’s just turned into 120% time

*12 20% time is officially alive and well, says Google

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