さらば社内メール、ビジネスチャットツールの進化が止まらない


少し前までは、社内のコミュニケーションツールといえば電話やメールが主でした。
しかし、このところ急速にビジネスチャットツールを活用する事例が増えています。

それに呼応するように、これまでチャットツールと言えばSkypeしか選択肢がありませんでしたが、それに変わるようなサービスがたくさん生まれています。

ビジネスチャットツールのメリットとは

メールや電話と比べて、ビジネスチャットツールのメリットはどこにあるのでしょうか。
メールや電話がビジンネスのコミュニケーションツールとして現状にそぐわなくなってしまった理由を考えてみます。

コミュニケーションツールとしてのメール

これまでの一般的に、社内連絡や意思疎通はメールが主でした。
よく言われるメールのデメリットは、メールの送信先の選択の手間とメールを作成するためのオーバヘッドと即時性のなさです。
毎回「お疲れ様です。◯◯です。」から始まるメールを書く時間が苦痛なこと、リプライが多くなるとあとから話を追いかけるのが大変であること、メールの送信先の選択が面倒、メールの場合返信が遅くなるなどのデメリットがありました。

コミュニケーションツールとしての電話

では、電話はどうかというと、電話は直接のコミュニケーションを取ることが可能ですが、基本は1対1のコミュニケーションしかできず、多数に対して同時にコミュニケーションを取ることができない点、電話をかけるという行為は相手の予定に割り込んでしまうという点で、だんだんと電話によるコミュニケーションがおっくうだと思われるようになってきました。

ビジネスチャットツールが広まったワケ

その点、チャットであれば、オーバーヘッドをなくして直接本題の議論ができますし、複数メンバーでのコミュニケーションも可能です。メッセージのやり取りを即時的に行うことができるため、活発な議論ができるなどのメリットがあり、チャットツールがビジネスで利用されるようになってきました。

当初、ビジネスチャットツールといえば、Skypeぐらいしか選択肢がありませんでしたが、最近ではSkype自体のセキュリティ面の不安や、後発のチャットツールがビジネスにおいて便利な機能を盛り込むようになり、Skype以外のツールを使う企業が増えてきました。そのために、ビジネスチャットツールの選択の幅が広がっています。

後発ビジネスチャットツールのメリット

後発のビジネスチャットツールにはそれぞれ特徴をもっており、それが売りになっています。

メジャーなのは、エンジニアに支持を受けている海外発の「Slack」と、非エンジニアに支持を受けている日本発の「ChatWork」です。
現在、2大チャットツールと言われる「Slack」と「ChatWork」に加えて注目のチャットツールをご紹介します。

エンジニアに人気のSlack

Slackはエンジニアに人気のチャットツールです。
人気の理由は、外部連携できるサービスが豊富で、カスタマイズがしやすいからです。
そして、チャット上でソースコードのやり取りができるなど、エンジニアに向けた機能が満載です。

たとえば、Skypeなどでよく問題になる「通知が多すぎて集中できない」問題についても通知を細かく設定できるようになっていますし、特定の相手にメンションを飛ばすことも可能です。

また、エンジニアに好まれるMarkdown書式に対応しているなど、エンジニアがよろこぶ要素がたくさんあります。

反面、Slackは海外発のサービスのため、UIもサポートの英語ですし、あまりにエンジニアよりのために、エンジニア以外の人が使うのに敷居が高い。Skypeのような通話機能がない点などがデメリットとして考えられます。

タスク管理などが充実のChatWork

ChatWorkは日本の会社の作ったチャットツールです。
ChatWorkのメリットは、もちろんUIが日本語であること、直感的に使うことができる点にあります。
ChatWorkは自分や相手にタスクを設定することができたり、相手の特定の発言に対して返信を行ったり、特定の相手にメンションを飛ばすことができます。
そして、ビデオチャットや通話機能を持っている点も評価されています。

ChatWorkは、あえてメッセージの既読表示を行いません。これはメッセージの返信を急がされない非同期コミュニケーションツールとしてのChatWorkのポリシーの一つとなっています。

逆に、ChatWorkには外部連携機能がほとんどなく、その点はエンジニアにとっては不評のようです。

その他のビジネスチャットツール

その他にも、ビジネス版LINEとして注目を集めているWorksMobileはLINEのようにスタンプを送信することができ、カジュアルなコミュニケーションが楽しめる点と、メンバーのスケジュール機能が付いているため、会議の予定などもチャットツールから行うことができます。

Typetalkは、メッセージに「いいね」をつけられ、ディスカッションを「まとめ」として保存することができる特徴を持っています。

無料で利用可能なSyncはOfficeやadobeのファイルをスマホで閲覧することができますし、cybozu Liveも無料でグループを作成したり、スケジュール管理、To Doリストの作成や掲示板機能など、チーム運営に必要な機能が一通り揃っています。
これらの機能をつかえば、PTAやサークル、自治会などのさまざまなグループで広く利用することが可能となっています。

SNSやチャットは便利ですが、公私を分けて活用するのがスマート

このように、無料で利用可能なサービスを含めて多くのビジネスチャットツールが公開されています。
個人のLINEやFacebookメッセンジャーを業務で利用されている方もいらっしゃるかと思いますが、仕事とプライベートは分けておきたいですよね。

今回ご紹介したようなチャットツールを上手に活用して、公私を分けたスマートなコミュニケーションをめざしたいものです。


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