【会議=眠い、だるい、つまらない】本当に上司だけの責任ですか?


みなさんこんにちは。
株式会社キャパの阿部です。

今回は
時間のムダと感じざるを得ない“グダグダ会議”から脱却すべく、ファシリテーターのすすめ第二弾をご紹介したいと思います。

ファシリテーターって?

 

前回の記事をご参考に:

【無駄な会議、まだやるの?】若手社員に捧ぐ!”隠れファシリテーター”になる方法

 

簡単におさらい ファシリテーションとは

 

前回の記事の簡単なおさらいです。

・ スクライブ
書く(スクライブする)
会議中に書く3つのこと
・ 意見  :発言をそのまま書く
・ 論点  :質問や議題を「問」として明記する
・ 決定事項:決まったことを「結」として明記する
(終了条件、時間配分、結論、やるべきこと)
→議論が“見える”ようになる
→見えるだけで議論が楽になる会議で出た意見などの内容をホワイトボードに見える化し、終了条件を明確にします。
(ex.社員の離職原因が絞り込めた状態)・ファシリテート
こうしたスクライブはファシリテーターといわれる会議を「ファシリテートする」人が行います。
ファシリテートとは、『促進する・容易にする』という意味です。つまりグダグダ会議から脱却し、会議を効率化するためにはスクライブとファシリテーターの存在が必要なのです。

 

情報を見える化することは会議のみならずビジネスシーンでは重要なことですよね。

会議がつまらない、意味がない、眠い、と感じてしまうのはその会議の目的が不明瞭だからではないでしょうか?

“これだけの人数を集めて、結局何が決まったの?これ、メールで事足りない?”

と。

そんな参加者の不満をうま〜く解消し、会議を有意義に進行するための技術こそが、”ファシリテーション”なんです!

 

「隠れない」ファシリテーターとは?

 

前回記事では、まずは若手社員にもチャレンジしやすい“隠れファシリテーター”の心得をお伝えしました。

ひっそりと、でも着実にファシれるようになってきたら、次のステップへと進みましょう。

まずは隠れないファシリテーターの掟としてポイントを6つご紹介します。

全体の流れを一貫して模範することは難しくても、まずは一つずつ実践できるものばかりです。できそうなものから、チャレンジしてみてください。

隠れないファシリテーターの掟その1:
事前に終了状態と、プロセスを設計する

・スムーズに議論するためのプロセスを事前に考えておく
・プロセスのたたき台を考え、それが最適かどうかはみんなの意見を聞いてみる

場当たり的にその場で会議の進め方を考えるより、誰かが考えてから会議を始めた方がスムーズにいく。予めプロセスは考えておくが、参加者の意見を聞くことで意見の押し付けにならないように気をつける。

隠れないファシリテーターの掟その2:
発散−収束のプロセスを踏む
・意見を発散させきってから次の議論にいく
・一度課題を出し切って、優先度の高いものから議論した方がずっと効率的に進められる。

 

悪かった点を出し切らないうちに施策の議論に入ると、重要じゃない議論に時間を使ってしまったり、論点が行ったり来たりしてとっ散らかった議論になる。
隠れないファシリテーターの掟その3:
集まって議論すべきこと、そうではないものを切り分ける
・例えば、”結論を出す”とか”選択肢から一つを選ぶ”というのは全員でやる。合意形成が必要なためである。一方で”選択肢を挙げる”、”結論を出すために必要な情報を揃える”といったことは全員でやる必要がない。
・ノートPCとプロジェクターを使えば全員が同じものを見ながら議論ができる

 

集まってやる方がいいことは、実はそんなに多くない。
隠れないファシリテーターの掟その4:
課題解決の五階層を意識する
課題解決の5つの階層

 

5 効果:どの施策が効果が大きいのか?
4 施策:どんな解決策があるのか?
3 原因:なぜそれが発生するのか?
2 問題:具体的にどう困るのか?
1 事象:何が起こっているのか?

 

この五階層のうち、今はどこについて話しているのかを注意深く観察する。下の階層で意見が一致しないと、上の階層では絶対に意見が合わない。

 

隠れないファシリテーターの掟その5:
話していない人に振る
黙っている人の5分類

 

a.議論についていけない
b.何かモヤモヤした思いがあるが、まとまっていない
c.何か言いたいことがあるが遠慮している
d.他の人の意見と同じなのでわざわざ話さなくてもいい
e.議論に興味がない

 

後から物言いがつくことを防ぐためにも、発言していない人はきちんとケアする。どんな状態であれ、黙っている人に喋ってもらえないと、会議に納得感は生まれない。(eの状態であればそもそもその人を会議の場に呼んだこと自体が間違っている可能性もある。)

 

隠れないファシリテーターの掟その6:
質問、意見、懸念が明らかになるよう言いきらせる

・日本語は文脈に重きを置くから、多少あやふやでも伝わってしまう。しかし会議では言い切ってもらわないと何が言いたいのかわからない。

例えば

−空気がさぁ・・・、よどんできたと思う(意見)

−空気がさぁ・・・、悪くなるのはなんでだろう?(質問)

−空気がさぁ・・・、悪いから入れ替えよう(提案)

−空気がさぁ・・・、悪いからいい議論が」できないと思う(懸念)

 

私たち日本人は場の雰囲気と流れで予測を立てて聞いているが、これは間違っていることも多い。ズレを防ぐべく、ファシリテーターは最後まで言い切らせるよう誘導しましょう。

 

ファシリテーター見習い必見!+αテクニック

 

 なるほど。
会議を表立ってファシる方法もつかめてきましたが、実際の現場(職場)に置き換えてみたとき、新入社員の私がこの役を買って出るとなると相当勇気がいるものです。

 

(´-`).。oO(実際ムリだろこれ…)

 

そう諦めるのはまだ早いです!大丈夫。

最後にあなたのファシリテーターデビューを助けてくれる+αテクニックを4つご紹介して、隠れないファシリテーターのすすめを終わりたいと思います。

 

「全員ファシリテーター」が理想

当然です。協力者がいたらどれだけ心強いでしょうか?

ファシリテーションの本を仲間内で読み回し、基礎となる考え方をみんなで合わせてしまいましょう。「これをやってみよう!」と徒党を組んでやること。一人で新しい価値観を持ち込むのは簡単ではありません。仲間がいるのが一番心強いものです。

 

時間が足りなくなった時の対処
一般に時間をオーバーする会議は多いものです。ズルズルと会議を続けて時間をオーバーするのが一番良くないことなので、以下からどれを選ぶか参加者に決めてもらいましょう。

 

a.時間を延ばす
b.なんとかピッチを上げて時間内に収める
c.別の機会に再度議論する
d.メールなどで、対面せずに議論する

 

 「選んでもらう」というのがポイントです。

 

参加者に頭を使ってもらうための質問をする

ファシリテーターは質問で勝負できるとかっこいい。
鉄板のフレーズは、

 

・だいぶ混沌としてきましたけど、この議論このまま続けますか?

・このテーマ、今話した方がいいですか?

・何が分かったら、この議論に結論を出せますかね?

・今の話を一言で言うと(まとめると)、どうなります?

などなど…

私も一度は言ってみたい!!言うぞ!

 

ファシリテーターは完璧である必要はない
どんどん間違っていい、どんどん否定されていい。その結果、参加者の理解が進み、議論が進むならファシリテーターは立派に役割を果たしている。臆せず質問して提案して会議を促進しちゃいましょう。

 
 

 

前回と二回に分けてスクライブ会議、そしてファシリテーターについてご紹介していきました。
若手のうちは、仕事の実績で残せるものはまだまだ少ないもの。

 

会議で一役買って、会社に新しい風を吹き込みましょう!

 

会議をつまらないことを耐え忍ぶ1時間にするのか、自分の能力をアピールする絶好の舞台にするのかは、上司ではなく、あなた次第です。

次回記事ではファシリテーターのすすめ最終回として、
“Prepするファシリテーション”をご紹介する予定です。

 

長くなりましたが最後までお付き合いありがとうございました。
次回もお楽しみに!

 

 

 

 

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