【会議＝眠い、だるい、つまらない】本当に上司だけの責任ですか？
みなさんこんにちは。
株式会社キャパの阿部です。
今回は
時間のムダと感じざるを得ない“グダグダ会議”から脱却すべく、ファシリテーターのすすめ第二弾をご紹介したいと思います。
ファシリテーターって？
前回の記事をご参考に：
【無駄な会議、まだやるの？】若手社員に捧ぐ！”隠れファシリテーター”になる方法
簡単におさらい ファシリテーションとは
前回の記事の簡単なおさらいです。
書く(スクライブする)
会議中に書く3つのこと
・ 意見 ：発言をそのまま書く
・ 論点 ：質問や議題を「問」として明記する
・ 決定事項：決まったことを「結」として明記する
(終了条件、時間配分、結論、やるべきこと)
→議論が“見える”ようになる
→見えるだけで議論が楽になる会議で出た意見などの内容をホワイトボードに見える化し、終了条件を明確にします。
(ex.社員の離職原因が絞り込めた状態)・ファシリテート
こうしたスクライブはファシリテーターといわれる会議を「ファシリテートする」人が行います。
ファシリテートとは、『促進する・容易にする』という意味です。つまりグダグダ会議から脱却し、会議を効率化するためにはスクライブとファシリテーターの存在が必要なのです。
情報を見える化することは会議のみならずビジネスシーンでは重要なことですよね。
会議がつまらない、意味がない、眠い、と感じてしまうのはその会議の目的が不明瞭だからではないでしょうか？
“これだけの人数を集めて、結局何が決まったの？これ、メールで事足りない？”
と。
そんな参加者の不満をうま〜く解消し、会議を有意義に進行するための技術こそが、”ファシリテーション”なんです！
「隠れない」ファシリテーターとは？
前回記事では、まずは若手社員にもチャレンジしやすい“隠れファシリテーター”の心得をお伝えしました。
ひっそりと、でも着実にファシれるようになってきたら、次のステップへと進みましょう。
まずは隠れないファシリテーターの掟としてポイントを6つご紹介します。
全体の流れを一貫して模範することは難しくても、まずは一つずつ実践できるものばかりです。できそうなものから、チャレンジしてみてください。
事前に終了状態と、プロセスを設計する
・スムーズに議論するためのプロセスを事前に考えておく
・プロセスのたたき台を考え、それが最適かどうかはみんなの意見を聞いてみる
場当たり的にその場で会議の進め方を考えるより、誰かが考えてから会議を始めた方がスムーズにいく。予めプロセスは考えておくが、参加者の意見を聞くことで意見の押し付けにならないように気をつける。
発散−収束のプロセスを踏む
悪かった点を出し切らないうちに施策の議論に入ると、重要じゃない議論に時間を使ってしまったり、論点が行ったり来たりしてとっ散らかった議論になる。集まって議論すべきこと、そうではないものを切り分ける
集まってやる方がいいことは、実はそんなに多くない。課題解決の五階層を意識する
この五階層のうち、今はどこについて話しているのかを注意深く観察する。下の階層で意見が一致しないと、上の階層では絶対に意見が合わない。
話していない人に振る
後から物言いがつくことを防ぐためにも、発言していない人はきちんとケアする。どんな状態であれ、黙っている人に喋ってもらえないと、会議に納得感は生まれない。(eの状態であればそもそもその人を会議の場に呼んだこと自体が間違っている可能性もある。)
質問、意見、懸念が明らかになるよう言いきらせる
・日本語は文脈に重きを置くから、多少あやふやでも伝わってしまう。しかし会議では言い切ってもらわないと何が言いたいのかわからない。
例えば
−空気がさぁ・・・、よどんできたと思う(意見)
−空気がさぁ・・・、悪くなるのはなんでだろう？(質問)
−空気がさぁ・・・、悪いから入れ替えよう(提案)
−空気がさぁ・・・、悪いからいい議論が」できないと思う(懸念)
私たち日本人は場の雰囲気と流れで予測を立てて聞いているが、これは間違っていることも多い。ズレを防ぐべく、ファシリテーターは最後まで言い切らせるよう誘導しましょう。
ファシリテーター見習い必見！+αテクニック
（´-`）.｡oO(実際ムリだろこれ…)
そう諦めるのはまだ早いです！大丈夫。
最後にあなたのファシリテーターデビューを助けてくれる+αテクニックを4つご紹介して、隠れないファシリテーターのすすめを終わりたいと思います。
当然です。協力者がいたらどれだけ心強いでしょうか？
ファシリテーションの本を仲間内で読み回し、基礎となる考え方をみんなで合わせてしまいましょう。「これをやってみよう！」と徒党を組んでやること。一人で新しい価値観を持ち込むのは簡単ではありません。仲間がいるのが一番心強いものです。
b.なんとかピッチを上げて時間内に収める
c.別の機会に再度議論する
d.メールなどで、対面せずに議論する
ファシリテーターは質問で勝負できるとかっこいい。
鉄板のフレーズは、
・だいぶ混沌としてきましたけど、この議論このまま続けますか？
・このテーマ、今話した方がいいですか？
・何が分かったら、この議論に結論を出せますかね？
・今の話を一言で言うと(まとめると)、どうなります？
などなど…
私も一度は言ってみたい！！言うぞ！
会議をつまらないことを耐え忍ぶ1時間にするのか、自分の能力をアピールする絶好の舞台にするのかは、上司ではなく、あなた次第です。
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