働き方改革で活用されるITツール5+2選
この記事では以下の3つのことがわかります。
①働き方改革の概要
②働き方改革を推進するITツールの一例
③各ITツールの特徴
まずはおさらい! 『働き方改革』とは？
2018年6月29日に参議院本会議にて可決された、『働き方改革関連法（働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律）』 は、以下の労働法の改正を含みます。
・労働基準法
・労働安全衛生法
・労働時間等の設定の改善に関する特別措置法
・じん肺法
・雇用対策法
・労働契約法
・短時間労働者の雇用管理の改善等に関する法律
・労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律
企業には『時間外労働の上限規制』や『有給休暇の消化義務』、『高度プロフェッショナル制度』、『同一労働同一賃金推進』、『衛生管理強化』などが求められています。
確認したい! 働き方改革における、ITツール活用の重要性
働き方改革関連法成立により、多くのことが変わり、企業内の制度、仕組みの見直しも行われます。本記事で紹介する各種ITツールを活用することで、時間の節約、労働力の最適化が図れるのです。
特にチャットツール、ビデオ会議用のサービスなどを活用すると、リモートワーク、拠点間の連絡がスムーズになり、出張回数を減らすことができるなどのメリットがあります。結果的に労働時間が短くなることで、時間外労働を減らし、有給休暇も取得しやすくなる可能性が高まります。
グループウェアの老舗! サイボウズOffice
機能の豊富さと300人以下の企業向けに最適化された、グループウェア。開発元のサイボウズ株式会社は1997年創業で、グループウェアの大手として数々の企業が導入しています。（2000年8月にマザーズ上場）
多彩な機能にアクセスできる『トップページ』
■機能一覧
・トップページ（必要な情報が一覧可能）
・スケジュール/施設予約
・メッセージ
・掲示板
・ファイル管理
・ワークフロー
・Web?メール
・カスタムアプリ
・電話メモ
・アドレス帳
・報告書
・プロジェクト
・ToDoリスト
・タイムカード
・Cybozu Desktop
大変多くの機能が搭載されたグループウェアですが、同社公式ページには動画付きで機能説明がされています。1ユーザあたり月額500円（スタンダードコース）から利用できる点も嬉しいサービス。
▼サイボウズOffice 機能一覧
▼サイボウズOffice 価格
8周年を迎えた、チャットツール! ChatWork（チャットワーク）
代表取締役CEO兼CTO 山本氏によるWebセミナー
2004年11月11日に創業した、Chatwork株式会社。コミュニケーションの方法を見直すことで、
”『すべての人に、一歩先の働き方を」実現』”するため、取り組んでいる企業です。
チャットでのコミュニケーションツールとしての役割のみに留まらず、数々の関連サービスを展開しています。バックオフィス業務依頼が可能な『Chatworkアシスタント』やオンラインで申請から受給までを完結できる『Chatwork 助成金診断』などもあります。
また『Chatwork電話代行』では、代わりに受電、チャットで報告をしてくれるなど、働き方改革に便利なサービスが揃っているサービスです。
フリープランは月額0円から利用でき、プランによって400円/月〜800円/月まで選ぶことができます。※一定の条件を満たすNPO団体に対して、ビジネスプランを無償提供（NPO支援プログラム）
▼コーポレートミッション
▼ChatWork（関連サービス紹介）
マイクロソフトアカウントでログイン可! Skype（スカイプ）
昔からある通話アプリといえば、Skypeを思い浮かべる方も多いでしょう。Office365には『毎月60分の世界無料通話』が付帯しているものがあり、事業規模によってはSkypeだけで通話系をまとめてしまうことも可能です。
まだまだ固定電話への発信もあるという場合、無料通話が使えるSkypeアカウントを持っておくのも良いでしょう。Officeも古いバージョンに比べ格段に使い勝手がよくなっていますし、Officeの更新と合わせて検討したいサービス。
ウエビナーツールとして有名! ZOOM（ズーム）
ウェビナーツールとして機能も豊富で使いやすい
ウェブ上のセミナーを行う際のツールとしても活用されている、ZOOMも働き方を変えてくれるITツールの一つです。従来は都市部でのみ開催されるセミナーなどに参加できなかった層、出張扱いとなり、出張費がかかってしまったケースなどに役立ちますね。
今ではビデオ通話でのやり取りができるサービスが複数ありますが、その中でもウェビナー特化型という点が、ZOOMのメリットでしょう。また、通話への参加も共有されたURLをクリックするのみと簡単なのも特徴です。
日本での導入はまだまだですが、海外ではZOOMを活用している企業、個人も多くいます。今後、一層、浸透が期待できるサービスですね。月額価格は14.99ドルからとお手頃なのも嬉しいです。
利用の手軽さがウリ! appear.in（アピアー・イン）
アカウント開設も簡単で使いやすいツール
ZOOMやスカイプ同様、通話ができるツール。appear.inの場合、あまり操作に慣れていない人、アプリ自体がはじめてでも比較的スムーズに使えるのが強みです。ZOOMほど高機能ではないのですが、手軽にビデオ通話をしたいならおすすめしたいツールの一つ。※Freeプランは月額無料、Proプランは9.99ドル/月
【参考】ファイル共有の強い味方、クラウドストレージサービス 2つ
日常的にメール添付が難しいサイズのファイルを送受信している場合など、クラウドストレージを活用することで時間の節約ができます。近年では動画ファイルのやり取りをするケースなどもあるでしょうから、メール添付では時間のロスに繋がります。
以前より普及していたサービスばかりですが、おすすめを3つご紹介します。
Evernote
チームでの共同作業、オフラインからの情報へのアクセスにも対応しており、社内のプロジェクトへの活用も期待できるツールです。プレミアムプランが600円/月、ビジネスプランでも1,100円/月となり、チームの共同作業や管理にはプレミアムプラン登録が必要です。
議事録作成や、全体で確認したいマニュアル類などの管理などに向いています。
Googleドライブ
ほぼ容量を気にすることなく、使用できるストレージです。記事執筆時点（2019年3月）で15GBもストレージがありますので、動画のアップロードにも最適なサービスと言えます。
撮影担当がスマホやノートPCからアップ、社内の編集担当がダウンロードし編集というフローも、かなりスムーズに実現できます。ビジネス用の無制限プランもありますが、多くの場合、無料提供されているプランで十分でしょう。無料プランで社内で使い勝手を確かめつつ、良さそうであれば有料プランを検討するのが良いでしょう。
まとめ
スムーズなコミュニケーションや時間の節約ができる、ITツールをご紹介しました。チャットツールは従来のメールでのやり取りとは違った使用感、コミュニケーションルールなどが必要ですが、やり取りのスピードと情報量が飛躍的にアップします。
ストレージサービスの活用をすることで、必要なファイルを、部署をまたいで共有しやすくなります。働き方の多様化に合わせ、ぜひ検討していただきたいツールをご紹介しましたので、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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