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タスク管理が捗る!Microsoft Listsとは?使い方とExcelとの違いも解説

Microsoft Listsとは、リスト形式でタスク管理ができるアプリです。(*1)

リスト形式というと、Excelが思い浮かぶのではないでしょうか。

Microsoft Listsには、あらかじめ準備された入力フォームがあり、直感的な操作ができるので、表計算の専門知識がなくても簡単に作成できるのが特徴です。

今回は、Microsoft Listsとはどんなものなのか、わかりやすくご紹介します。

この記事を読むと以下の3つのことがわかります

①Microsoft Listsとはどんなもの?

②ExcelとMicrosoft Listsの違いは?

③Microsoft Listsの使い方を簡単にチェック

Microsoft Listsとは?

Microsoft Listsとは、2020年5月にリリースされたリスト管理アプリです。

どういう経緯でリリースされたのか、少し詳しく見てみましょう。

Microsoft Listsとは「Microsoft 365」のアプリ

Microsoft Listsは、office製品のサブスクリプション「Microsoft 365」に含まれるアプリです。

単体での購入はなく、365アプリのサブスク購入により使うことができます。

Microsoft 365の最安値は、ビジネスベーシックプランで1ユーザー月額650円(税抜)です。(*2)

例えば100人の事業所で使うとすると、単純計算で税込月額71,500円となります。

サブスクは常に最新のサービスが利用できるメリットがありますが、コスパの見極めが難しい部分もありますね。

Microsoft ListsとはSharePointアプリのリスト機能の進化版

「SharePoint」というアプリをご存知でしょうか?(*3)

Microsoft Listsは、もともとSharePointアプリで使われていたリスト機能を、単体のアプリに進化させたものです。(*4)

「SharePoint」も、「Microsoft 365」に含まれるアプリです。

SharePointは、社内専用のWebサイトを構築するアプリです。ブラウザからアクセスできるので、最新情報を共有しやすく、コミュニケーションが取りやすくなるというメリットがあります。

SharePointを使うと、共有可能なリストを作成できます。ですが、リストの作成・編集には、Webサイトにアクセスするひと手間があります。

このひと手間を省き、「リストだけを簡単に作れるように」とリリースされたのが、Microsoft Listsです。

ExcelとMicrosoft Listsの違いは?

リスト管理といえば、Excelをお使いの方も多いのではないでしょうか?

ここでは、ExcelとMicrosoft Listsの違いについて見ていきましょう。

入力フォームがある

Excelでちょっとキレイなリストを作って共有しようと思うと、セルの書式や文字サイズ、表計算の入力など、考えることが多く手間がかかりますよね。

Microsoft Listsには、あらかじめ「案件管理」や「作業の進行状況」などのテンプレートが準備されています。

テンプレートには、「案件の説明」「状態」「担当者」など、すぐに使える入力フォームがそろっているため、Excelなどの専門知識がなくても、直感的な操作で作成が可能です。

ビュー機能がある

ビュー機能とは、データの表示方法を切り替えられる機能です。(*5)

たとえば、社内でこんな要望があったとします。

・営業の田中さんは、タスクをカレンダー形式で見たい

・設計の佐藤さんは、タスクをリスト形式で見たい

・組み立ての鈴木さんは、タスクをギャラリー形式(インスタのような一覧表示)で見たい

Microsoft Listsでは、このような表示形式の切り替えを、元のデータを一切変えずに実現できます。

Microsoft Listsの使い方

Microsoft Listsがどんなアプリか、なんとなくわかっていただけたでしょうか?

ここからは、Microsoft Listsの使い方を簡単にご紹介します。

Microsoft Listsでタスク管理リストを作成するには

テンプレートを使った、タスク管理リストの作り方です。(*6)

1 ブラウザを開きます。

  Microsoft 365のアプリから、「すべてのアプリ」を選択します。

  「リスト」をクリックします。

2 画面上部の「+新しいリスト」をクリックします。

  テンプレートから、「案件管理」を選択します。

3 リスト作成画面が開きます。

  「+新しいアイテムを追加」をクリックし、必要な項目を入力します。

  今回はタスク管理リストなので、タスクの内容を入力していきます。

4 タスクの状態を入力する列を追加したい場合は、「+列の追加」をクリックし、列を追加します。

Microsoft Teamsでリストを作成するには

「Microsoft Teams」からも、リストが作成できます。(*7)

「Microsoft Teams」は、チーム作業を快適にするチャットツールです。

1 「Microsoft Teams」を起動します。

2 リストを追加したいチャネルを開きます。

3 「タブの追加」アイコンをクリックします。

  「リスト」を選択し、「保存」をクリックします。

4 リストを開いて、作成していきます。

  作成手順は、リストアプリと同じです。

Microsoft Teams内にリストを作成すると、チームメンバーが確認しやすいため、よりコミュニケーションが取りやすくなります。

Microsoft Listsを使った方がいい人って?

無料のリスト管理アプリも多い中、あえてサブスクのMicrosoft Listsを使ったほうがいい人とは、どんな人でしょうか?

Microsoft Teamsを使っている人

「すでにMicrosoft Teamsを使っている」という人なら、Microsoft Listsを今すぐ無料で使えます。

追加料金などは必要なく、現状のままで新しいアプリが使えるのであれば、試してみない手はありませんよね。

Microsoft Teamsでは、好きなチャンネルにリストを埋め込むことができるので、チャットしながらタスク管理ができます。

Microsoft Teamsからリストを作ることができるので、リストアプリを起ち上げなくても、すぐに使えるところも時短になります。

仕事を早く終わらせたい人

仕事は定時で終わりたいですよね。

タスク管理が簡単になると、今までタスク管理にかけていた作業時間が短くなり、生産性が向上します。

Microsoft Listsでは、リストの自動化もできるので、工夫次第でもっと作業時間を短縮することも可能です。

リストに変更を加えた際、自動で他メンバーに通知されるなどの簡易な自動化は、入力フォームから簡単にできます。(*8)

「Power Automate」を使うと、Excelデータの自動入力など、高度な自動化も可能です。(*9)

Microsoft Listsを無料で体験してみよう

現在、先着20万アカウント限定で、Microsoft Listsのプレビュー版が体験可能です。(2022年3月22日現在)

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-lists-preview

サブスクは月々のコストがネックですが、常に最新のリリースが利用できるメリットは大きいですね。

迷っている方はぜひ一度、使用感を試してみてください。ただし、自動化など一部の機能は使えないようです。

まとめ

タスク管理で大切な要素のひとつに、「見える化」があります。優先順位を決定したり、問題を洗い出したりなど、プロジェクトを円滑に進めるために欠かせない作業です。

Microsoft Listsは、リスト管理ツールとして、あらゆる種類の項目を「見える化」することができます。

「仕事の流れが遅くなってきたな」「メンバー間のミュニケーションがうまくいかないな」と感じている人は、新しいタスク管理のシステムを検討してみてはいかがでしょうか。

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◆参考URL
*1  Microsoft「Microsoft Lists」
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-lists
*2 Microsoft「Microsoft 365 と Microsoft Teams で実現! 生産性の高い働き方」
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/business/compare-all-microsoft-365-business-products
*3 Microsoftサポート「SharePoint とは」
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/sharepoint-%E3%81%A8%E3%81%AF-c17b6824-cc22-478f-8757-497cc6b57121
*4 ASCII.jp「Microsoft ListsがMicrosoft Teamsにやってきた」
https://ascii.jp/elem/000/004/027/4027884/
*5 Microsoftサポート「リストまたはライブラリでビューを作成、変更、または削除する」
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/8B-27ae65b8-bc5b-4949-b29b-4ee87144a9c9
*6 Microsoftサポート「リストを作成する」
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/8B-0d397414-d95f-41eb-addd-5e6eff41b083
*7 Microsoftサポート「Teams チャネルでリストを作成する」
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/teams-8B-7d2538c0-0177-4dcc-8e4c-44d218fc5a85
*8 Microsoftサポート「リストまたはライブラリを自動化するルールを作成する」
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/8B-151ea008-7fa6-409b-b0bd-b04a3b3cacd5
*9 Microsoftサポート「リストを自動化する」
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/8B-7a3ba7f0-55ea-4a38-80e1-b0a0279109b5

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