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仕事でも使えるGoogleカレンダーの裏技6選!よくあるトラブルもご紹介

「2024年こそスケジュールをしっかり管理したい」と思っている方へ。手帳やカレンダーをデジタルに変える人が増えており、数あるアプリ中でも「Googleカレンダー」は不動の人気があります。

すでにGoogleカレンダーを活用している方も多いかと思いますが、裏技を活用すればさらに便利に使うことができます。この記事ではGoogleカレンダーの裏技について、プライベートはもちろん仕事でも使えるものを6つご紹介します。

Googleカレンダーでスケジュール管理を強化したい方は、ぜひ最後までお読みください。

この記事を読むと、以下の3つのことが分かります。
1.Googleカレンダーのメリット
2.Googleカレンダーで使える6つの裏技
3.Googleカレンダーでありがちなトラブルとその対処法について

Googleカレンダーは裏技の活用でもっと便利になる

手帳やカレンダーをアプリやデジタルに移行したいと思った時、多くの人がGoogleカレンダーに行き着きます。Googleサービスの1つであるGoogleカレンダーは、数あるツールの中でも人気です。Googleアカウントが1つあれば無料で使うことができ、スマホやタブレット、PCなどデバイスを選びません。

また仲間とスケジュール共有ができたり、カスタマイズができたり、さらには裏技を活用することで今まで以上にGoogleカレンダーを便利に使うことができるのです。

今すぐ使える!Googleカレンダーの裏技6選

プライベートでも仕事でも活用できるGoogleカレンダーの裏技として、以下の6つをご紹介します。

1.今日の予定リストをメールでリマインドしてもらう
2.Googleカレンダーのショートカットキーで時短
3.会社のGoogleカレンダーでプライベート予定を非表示
4.検索機能で過去の履歴を手早く探す
5.【仕事で使える】会議の時間変更を依頼する
6.【仕事で使える】オフラインでもGoogleカレンダーを使う

それぞれについて、1つずつご紹介していきます。

1.今日の予定リストをメールでリマインドしてもらう

Googleカレンダーの通知機能を使うと、事前に入力した予定について、希望した時間にリマインドしてもらうことができます。

通知方法について、デスクトップならGoogleカレンダーの画面上だけでなく、通知方法をメールにすることで、スマホからリマインドしてもらうことも可能です。

  • Googleカレンダーを開き歯車マークの[設定]を開く
  • [設定]-[全般]セクションから[通知設定]を選択する
  • [通知]のプルダウンリストをクリックして開き、通知したいカレンダーを選ぶ
  • [カレンダーの編集]画面から通知時間を選択する

上記の[通知設定]画面から、スヌーズ中の通知の表示方法についても選択できます。通知音もON/OFFが選べるので、TPOに合わせて設定してください。

2.Googleカレンダーのショートカットキーで時短

特にPCで頻繁にGoogleカレンダーを操作している方は、ショートカットキーを活用することで操作を時短できます。

Googleカレンダーを開いて歯車マークの[設定]-[キーボードショートカット]-[キーボードショートカットを有効にする]にチェックを付けると、Googleカレンダーがアクティブになっている際にショートカットを使用できます。また設定画面で「?」を押すと、以下を含むショートカットメニューが表示されます。

ナビゲーション

  • 前の期間…PまたはK
  • 次の期間…NまたはJ
  • 今日…T
  • 指定した日付に移動する…G

操作

  • 予定を作成…C
  • 予定を編集…E
  • 予定を削除…[Back space]キーまたは[Delete]キー

Googleカレンダーのショートカットキーは上記以外にも多数あります。詳細はGoogleカレンダーの公式ヘルプサイトで確認をご参照ください。

Googleカレンダーヘルプ Google カレンダーでキーボード ショートカットを使用する

3.会社のGoogleカレンダーでプライベート予定を非表示

Googleカレンダーは会社・プライベート両方で使っている方も多いものです。しかし会社のGoogleカレンダーでプライベートの予定が入っていると職場の人に予定が筒抜けで、プライバシー面からも好ましくありません。

そのような時は、プライベートの予定のみを非公開にすることで、会社でもGoogleカレンダーを快適に使うことができますよ。

手順は以下の通りです。

  • Googleカレンダーのカレンダーを開き、非表示にしたい予定を選び[編集]で開く
  • [予定の詳細]ページ下部に[デフォルトの公開設定][公開][非公開]のプルダウンメニューがあるため、▲をクリックして[非公開]を選択する

上記の手順で非公開設定にした予定は自分のアカウントでのみ確認でき、他のアカウント上のGoogleカレンダーでは表示されません。プライベートな予定を入れたいけれど、会社用のGoogleカレンダーを分けるのは面倒……とお悩みの方はぜひ試してみてください。

4.検索機能で過去の履歴を手早く探す

紙のカレンダーではできない検索は、Googleカレンダーのようなデジタルを使う大きな魅力の1つです。もちろんGoogleカレンダーでも検索機能があり、過去の予定を検索できます。(※1)

  • Googleカレンダーを開き虫眼鏡マークの検索ボタンをクリックする
  • 検索したい文字を入力して[Enter]キーを押下

「出張」や「接待」など、後から検索すると予想できるワードを予定に入れておくことで、より検索がヒットしやすくなります。またスマホのGoogleカレンダーから検索する際は、虫眼鏡の検索マークが三本線の[メニュー]内に含まれるので注意してください。

5.【仕事で使える】会議の時間変更を依頼する

仕事でGoogleカレンダーを使っている場合、会議の予定を入れているケースも多いものです。招待された側が会議の時間を変更してほしい時、Googleカレンダーなら画面上で時間変更の提案が行えます。

  • Googleカレンダーから時間を変更したい会議をクリックする
  • 予定画面の一番下にある[新しい時間を提案]をクリックして開く
  • [開始]と[終了]の時間を修正して[提案を送信]をクリックする
  • 参加者に会議の時間変更の依頼ができる

上記の手順は、該当の予定がすでに共有されていることが前提です。また、時間変更を提案できるのは招待された側のみなのでご注意ください。

6.【仕事で使える】オフラインでもGoogleカレンダーを使う

飛行機や人が多いビルの中など、電波が届かない環境は多々あります。アプリやブラウザのカレンダーはインターネット環境が必須であるケースが多いですが、Googleカレンダーなら、事前に設定しておくだけでオフラインでの使用が可能です。

オフラインのGoogleカレンダーでは、以下の操作が行えます。(※2)

  • Googleカレンダーを開く(Chromeのみ)
  • 本日を起点とした前後1か月のカレンダーと予定を表示させる
  • 週・日・月単位で予定を表示させる

Googleカレンダーのオフライン設定は簡単で、以下の手順で行います。

  • Googleカレンダーを開き[設定]をクリックする
  • [オフライン設定]-[オフラインカレンダーをオンにする]をクリックする
  • [今すぐ再読み込み]をクリックすると、オフラインで使用できるようカレンダーの同期が始まる

すべての予定をGoogleカレンダーで管理している場合、「予定を確認したいのに電波がなくて開けない!」という状況を避けたいものです。そんな時、オフライン設定をしておくことでさらに快適に使えます。ただオフラインの場合できる操作は限られており、リマインダーやタスクなどは表示できません。

Googleカレンダーでよくあるトラブル

最後に、Googleカレンダーをより快適に使うために、ありがちなトラブルとその解決方法をご紹介します。

【スパム】Googleカレンダーに勝手に予定が入っている

共有していないGoogleカレンダーに入れた覚えがない予定が入っている場合、スパムの仕業かもしれません。

過去にはGoogleカレンダーを標的にした攻撃が流行った時期があり、Gmailのスパムメッセージが自動連携されてGoogleカレンダーに予定が入力される……という被害を受ける方が増えました。

特に入れた覚えのないホテルや飛行機、レストランなどの予約がGoogleカレンダーに勝手に入るケースが多いようで、注意しなければなりません。

Googleカレンダーに勝手に予定が入る場合、まずGmailとの連携をストップします。そしてGoogleカレンダー側からも連携をストップすることで、被害を防ぐことができます。

  • Gmailを開き歯車マークの[設定]を開く
  • 設定画面の下部分にある[他の Google サービスのスマート機能とパーソナライズをオンにする]のチェックを外す
  • Googleカレンダーの[設定]を開き、[Gmailからの予定]-[Gmailから自動的に作成された予定をカレンダーに表示する]のチェックを外す

Googleカレンダーへのスパム攻撃が増えたことを受け、Google側はすでに被害を受けないよう対策を行っています。そのため設定を手動で変更していない場合はスパム攻撃を受けにくくなっていますが、変更している場合は上記手順で対策してみましょう。

Googleカレンダーを共有できない

他のGoogleアカウントと共有できるはずのGoogleカレンダーですが、状況によっては共有できないケースがあります。上手く共有できないときは、以下の原因を疑ってみましょう。

  • 権限を確認する
  • ブラウザからGoogleカレンダーを開いてみる

Googleカレンダーが共有できない1番の原因は、アカウントの権限によるものです。共有したい予定の詳細を開き、[設定と共有]からアクセス権限を確認してみてください。[特定のユーザーと共有する]という項目内に該当のアカウントが入っていなければ、そこが原因です。アカウントとアクセス権限の種類を選び、設定してみましょう。

またGoogleカレンダーはスマホでも操作できますが、共有は行えません。もしスマホからGoogleカレンダーの共有をしようとして上手く行かない場合は、ブラウザから開いてみると上手くできるでしょう。

Googleカレンダーについて、すぐに使える裏技やありがちなトラブルと解消方法をご紹介しました。Googleアカウントさえあればすぐに利用できるGoogleカレンダーは、スケジュールアプリとして大変人気です。予定をスマートに管理したい方は、ぜひ使ってみてください。

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参照サイト:

※1 https://support.google.com/calendar/answer/37176

※2 https://support.google.com/calendar/answer/1340696

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