Google Workspaceとは？プランの違いと導入方法
xxYAMxxGoogle Workspaceとは、Googleが提供するクラウドベースのグループウェアです。
パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットなどでも作業できるため、リアルタイムなビジネスに大きく貢献します。
この記事ではGoogle Workspaceとはどのようなサービスなのかをはじめ、導入メリットとデメリット、各プランごとの比較、Google Workspaceの導入方法について詳しくご紹介します。
Google Workspaceとは？
Google Workspaceには、さまざまなアプリケーションが含まれています。
ここではGoogle Workspaceの導入メリットとデメリットをご紹介します。（*1）
Google Workspace導入のメリット
Google Workspace導入のメリットは以下のとおりです。
機能が多い
Google Workspaceには、Gmail、Googleドライブ、Googleカレンダー、Google Meetなど、ビジネスに必要なツールが統合されています。
Google Workspaceのアプリケーションのみで業務に必要なシステムがすべて揃ってしまうことがあるかもしれません。
クラウドで情報が管理される
Google Workspaceはクラウドツールのため、パソコンやタブレットというデバイスの制約がありません。
インターネットの通信環境さえあれば時間や場所を問わずにツールやデータが活用可能です。
セキュリティが高い
Google Workspaceは、2段階認証のログインに対応しているほか、セキュリティが24時間体制で管理されています。
また、SlackなどGoogle Workspace以外のサービスへのログインを可能とするシングルサインオンによりセキュリティ対策を行っています。
Google Workspace導入のデメリット
Google Workspace導入のデメリットは以下のとおりです。
利用料がかかる
Google Workspaceは、無料版もありますがより豊富な機能をもつ有料版には月額料金がかかります。
オフラインでの利用が制限される
Google Workspaceは、クラウド型サービスのため、オフライン状態の場合は、一部の機能が利用できないことがあります。
使い方が難しい
Google Workspaceは、さまざまな機能があるために、慣れるまでの間はどのように使いこなせばよいかわからず使い方が難しいと感じてしまう可能性があります。
Google WorkspaceとG Suiteとの違い
Google Workspaceは、以前はG Suiteというサービスで2020年10月から名称が変わっています。
参考：Googleの無償版G Suiteがついに終了!データ移行方法について救済策を提示
機能は以前と完全に同じではなく、Gmail、Chat、Meetなどそれぞれ独立していたアプリケーションが統合されて、1つのインターフェースから利用できるようになっています。
アプリケーションが統合された結果、以下のように情報がより簡単な方法で共有できるようになりました。
- Googleドキュメントやスプレッドシートなどでのチャットやメールの送受信
- Google Meetで会議を行い、録画した動画をGoogleドライブで共有
Google Workspaceの無料版と有料版の違いを比較
Google Workspaceはグループウェアではあるものの、個人アカウントでの利用も可能です。
無料の場合にはメールアドレスのドメインやGoogleドライブの要領に大きな違いがあります。
また、個人利用は無料版に限らず有料版の利用もできます。（*2）
| 個人アカウント | （参考）Business Standard | |
| ユーザー1人あたりの月額（1年契約の場合） | 0円 | 1,360円 |
| メール | ○ドメインはgmail.com | ○独自ドメイン |
| Googleドライブ | 15GB | 2TB |
| Meet | 100人 | 150人 |
| カレンダー | ○ | ○ |
| Chat | ○ | ○ |
| Jamboard | - | ○ |
| ドキュメント | ○ | ○ |
| スプレッドシート | ○ | ○ |
| スライド | ○ | ○ |
| Keep | ○ | ○ |
| Sites | ○ | ○ |
| GoogleForms | ○ | ○ |
| AppSheet | - | ○ |
Google Workspaceの有料版の価格を比較
Google Workspaceとは無料版と有料版があるグループウェアです。
ここではGoogle Workspaceの有料版についてサービスや価格をまとめています。（*3）
Google Workspaceの有料版に含まれるサービス
Google Workspaceの有料版では、プランによらず以下すべてのサービスが含まれます。
- Gmail：メール
- Drive：ストレージ
- Meet：ビデオ会議
- Calendar：カレンダー
- Chat：ビジネスチャット
- Jamboard：デジタルホワイトボード
- Docs：ドキュメント
- Sheets：表計算
- Slides：プレゼンテーション
- Keep：メモ・リスト作成
- Sites：サイト作成
- Forms：アンケート
- AppSheet：ノーコード開発環境
Google Workspaceの有料版のプランを比較
Google Workspaceの有料版には、以下の4種類のプランがあります。
- Business Starter：独自ドメインのビジネス用メール、最大100人まで参加可能なビデオ会議、1ユーザー30GBのストレージなど
- Business Standard：Business Starterの機能、最大150人まで参加可能なビデオ会議と会議の録画、1ユーザー2TBのストレージ、Cloud Searchなど
- Business Plus：Business Standardの機能、最大500人まで参加可能なビデオ会議と会議の録画、1ユーザー5TBのストレージ、Google Vault、データ損失防止など
- Enterprise：Business Plusの機能、最大1,000人まで参加可能なビデオ会議と会議の録画、ドメイン内ライブストリーミング、データリージョン、ワークインサイトなど
Google Workspaceの価格や機能について以下の表でまとめています。
| Buisiness | Enterprise | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Starter | Standard | Plus | |||
| 最大ユーザー数 | 300ユーザー | 上限なし | |||
| ユーザー1人あたりの月額（1年契約の場合） | 680円 | 1,360円 | 2,040円 | 要問合せ | |
| Meet | 参加可能人数 | 100人 | 150人 | 500人 | 1,000人 |
| 録画 | - | ○ | ○ | ○ | |
| 出席確認 | - | - | ○ | ○ | |
| ドメイン内ライブ ストリーミング | - | - | - | ○ | |
| Google ドライブ（ユーザー1人あたり） | 30GB | 2TB | 5TB | 5TB(追加可能) | |
| Chat チーム メッセージ | ○ スレッド形式不可、ゲストアクセス不可 | ○ | ○ | ○ | |
| カレンダー | 共有カレンダー | ○ | ○ | ○ | ○ |
| スケジュールの予約ページ | ○ | ○ | ○ | ||
| App sheet | ○ | ○ | ○ | ○ | |
| Cloud Search(便利な検索機能) | - | 自社データ | 自社データ | 自社とサードパーティのデータ | |
| 2 段階認証プロセス、グループベースのポリシー管理、高度な保護機能プログラム | ○ | ○ | ○ | ○ | |
| Vault（データの保持、アーカイブ、検索） | - | - | ○ | ○ | |
| データ リージョン | - | 基本 | 基本 | 大規模ビジネス | |
| エンドポイント管理 | 基本 | 基本 | 詳細 | 大規模ビジネス | |
Google Workspaceの導入方法
Google Workspaceを使い始めるには、以下の手順を踏む必要があります。
なお、Google Workspace を設定する場合は、組織の規模により行うべき内容がやや異なります。
Googleでは組織の規模別にクイックスタートガイドを用意しているので活用することも可能です。（*4）
1. 申し込み
最適なプランを選んで「無料使用を開始」ボタンから申し込みを行います。
申し込みには担当者のメールアドレスのほか、利用するビジネスドメインの情報の入力などが必要です。
2. ドメインの設定
GoogleWorkspaceの公式ウェブサイトから申し込みを行い、Google Workspaceの申し込みに使用したドメインを所有していることを証明します。
ドメイン所有権の証明は、第三者がドメインを勝手に使ってGoogle Workspaceを利用しないようにするための登録事項です。
- ドメイン登録事業者サイトで、管理者のIDとパスワードを入力してログイン
- 対象のドメインの所有権を確認する作業を行う
- TXTレコードの箇所に、Google管理コンソールで発行された確認コードを設定
- Google管理コンソールに戻り、ドメインの所有権の確認を行います
3. ユーザーアカウントの作成
Google管理コンソールにログインし、必要な数のユーザーアカウントを作成とメールの配信設定を行い各ユーザーに連絡します。
4. 移行計画の策定・移行
メール、ファイル、連絡先などをGoogleWorkspaceへ移行する計画を立て共有を行います。
5. 権限付与
GoogleWorkspaceの管理者、導入サポートを決めて適宜必要な権限を付与します。
まとめ
Google Workspaceとは、Googleが提供するクラウドベースのグループウェアで、Google Workspaceには無料版と有料版、プランの違いがあるため、利用をする際は必要な機能を確認のうえ便利に活用しましょう。
参考URL
*1 https://workspace.google.co.jp/intl/ja/
*2 https://workspace.google.co.jp/intl/ja/individual/
*3 https://workspace.google.co.jp/intl/ja/pricing.html
*4 https://support.google.com/a/answer/6365252?hl=ja